Şirketlerde Görevler Ayrılığı İlkesi Neden Önemlidir?

Dijital dünyada iş hedeflerine ulaşmak isteyen herhangi bir işletme, iş süreçlerinin her gün değişen kuralları yüzünden sayısız zorlukla karşı karşıya kalıyor. Fakat sürdürülebilir başarı için riskleri minimize etmek ve görevler ayrılığı ilkesini benimseyerek güncel sistemleri işletme yapısına entegre etmek, olmazsa olmaz.

Buna karşılık risk ve uyum programları, zaman alıcı ve manuel olarak iş gücü gerektiren yapılar olarak algılanıyor. Bunun en önemli sebeplerinden biri ise işletmeler için hızla değişen risk ortamına uyum sağlama çabasının, risk yönetimi yorgunluğuna yol açması. Ancak Denetim Risk ve Uyumluluk (GRC) programları, bu anlamda her işletmenin stratejik hedeflerine ulaşması için uygulamaya koyması gereken en önemli unsurlardan biri.

Halihazırda başka isimlerle anılsa da, aslında her işletme GRC süreçleri yürütür. Fakat bu süreçlerin yönetim ve denetim yöntemleri, şirket başarısını doğrudan etkiliyor. Zira görevlerin ayrılmadan yönetilmesi, bir işletme için hayati riskler barındırıyor.

Biz de bu yazıda görevlerin ayrıştırılmasının ve GRC çözümlerinin işletmeniz için neden bu kadar önemli olduğunu mercek altına aldık. İlk önce GRC’nin tanımına bir göz atarak başlayalım:

GRC nedir?

GRC; yönetişim, risk yönetimi, endüstri ve yasal düzenlemelerle uyumluluğu yönetmek için uygulanan kurumsal bir stratejidir. Diğer bir anlamı da kurumsal GRC programını uygulamak ve yönetmek için entegre bir yazılım paketidir.

GRC, şirketlerin BT ve güvenlik risklerini etkin bir şekilde yönetmelerine, maliyetleri düşürmelerine ve uyumluluk gereksinimlerini karşılamalarına yardımcı olur. GRC’nin uygulama ve süreçleri, BT departmanlarını iş hedefleriyle uyumlu hale getirmek için yapılandırılmış bir yaklaşım sağlar. Ayrıca, bir organizasyonun risklerini ne kadar iyi yönettiğine dair entegre bir bakış açısıyla performansı ve karar verme süreçlerini iyileştirmeye yardımcı olur.

Yönetişim

Yönetişim, organizasyonel faaliyetlerin iş hedeflerini destekleyecek şekilde hizalanmasını sağlamakla yükümlüdür. Kaynak yönetimi, yönetim kontrolleri, etik ve hesap verilebilirliği kapsar. Buna üst yönetimin şirketin tüm seviyelerinde olup bitenleri yönlendirmesini ve iş birimlerinin genel kurumsal hedeflerle uyumlu olmasını sağlamak da dahildir.

Etkili bir yönetişim, çalışanların kendilerini yetkili hissettiği ve kaynakların iyi koordine edildiği bir ortam yaratarak şirketin tedarikçiler ve yatırımcıları da dahil olmak üzere tüm paydaşların çıkarlarını dengeler. Bu anlamda sorumlulukların ve erişimlerin uygun dağılımı için şirketin iç ve dış paydaşları arasındaki sözleşmelerin yürürlükte olmasını sağlamaya ya da çatışan çıkarların uzlaştırılmasına yönelik bir kontrol ve denge sistemi olarak işlev görür.

Risk

Risk yönetimi, bir işletmenin stratejik, finansal, yasal ve güvenlik açısından risklerini değerlendirme ve kontrol etme sürecidir. Risk yönetimi programlarının görevleri arasında, yazılım açıkları ve zayıf güvenlik uygulamaları gibi bilgi güvenliği tehditlerini ve risklerini belirleyerek bunları azaltmak için planlar uygulamak bulunur.

Bu programın amacı, risk profilini optimize ederek kurumsal değerleri güvence altına almak ve hedeflere ulaşmaktır. Buna paydaşlara güvenilir bilgiler sunmak da dahildir.

Uyum

Uyum programı, endüstri ve/veya devlet kurumları tarafından belirlenen kurallara, standartlara ve yasalara bağlı kalmayı içerir.

Kurumsal veya dahili uyum; şirket tarafından belirlenen kurallar, düzenlemeler ve dahili kontrollerle ilgilenir. Bu bağlamda iç sistemlerin dış uyum gereksinimleri ile entegre olması önemlidir.

Etkili bir entegre uyum programı; politika/prosedür oluşturma, güncelleme, dağıtma, takip etme ve çalışanları bu dokümanlar konusunda eğitme sürecini temel almalıdır. Uyum programını atlamak bir işletmeye düşük performans, maliyetli hatalar, para cezaları ve davalara yol açabilir.

Görevler Ayrılığı İlkesinin Önemi

İç kontrol sisteminin temel unsurlarından biri olan görevler ayrılığı ilkesi, iş süreçlerinde suiistimal ve hata risklerinin azaltılması için kritik bir öneme sahip. Zira bu ilkenin uygulanması, hiçbir çalışanın bir işlemin başlangıcından tamamlanmasına kadar geçen süreçte birden fazla kritik sorumluluk almaması anlamına geliyor. Dolayısıyla da aynı zamanda yetki yönetimi ve yetkilerin paylaştırılmasını hedefliyor.

Doğru bir GRC altyapısı, görevler ayrılığı ilkesinin uygulanmasını, işletmelerin riski en aza indirecek uygulamalar oluşturmak için veri, altyapı ve bulut uygulamaları hakkındaki bilgilerden zamanında yararlanabilmesini sağlar. Bu yüzden işletmeler, geçmişte kısa dönemli risk yönetimi ve uyumluluk hedeflerine odaklanırken, bugün daha kapsamlı ve esnek GRC teknolojileriyle olgun bir risk yönetimi anlayışını benimsemeye başladı.

Bu noktada bir GRC platformunun işletmenize sağlayacağı avantajları şu şekilde sıralayabiliriz:

1.   Verimlilik

İlk olarak GRC faaliyetleri, bir GRC yazılım platformu olmadan yapıldığında zaman ve maliyet kaybına yol açabilir.

Ama bir GRC platformuyla çalıştığınızda, süreçleri ve verileri şeffaflaştırabilir, düzenlemelere uyabilir, kayıp ve riskleri izleyebilir ve öngörülerde bulunabilirsiniz.

2.   Risk kontrolü

GRC hizmetleri, işletmelerin risk değerlendirmeleriyle riskleri en aza indirmelerini, risk planı oluşturmasını ve yönetmesini sağlar. Bir GRC platformundan elde edilen veriler, şirketlerin daha bilinçli kararlar almasına ve ardından riskleri azaltmak için kaynakları tahsis etmesine olanak tanır.

3.   Performans artışı

Görevler ayrılığı ilkesinin benimsenmediği durumlarda işletmeler kaynakları tahsis etmekte, çıkar çatışmalarını ve başarıyı ölçmekte zorlanabilir. Bu da üçüncü taraf ilişkilerinin ve risklerin katlanarak büyümesi ve artan maliyetlerle sonuçlanabilir.

Ama bir GRC platformu sayesinde metriklerden net hedefler çıkararak işletme performansını ve yatırım getirisini artırabilirsiniz.

Etkili Bir GRC Programının Özellikleri

Dolayısıyla etkili bir GRC programı işletmenizdeki verimliliği ve performansı artırmalı, riskleri en aza indirmeli ve işletmenin stratejik hedeflerini desteklediğinden emin olmalıdır. Buna iş süreçleri ve kontroller bağlamındaki bilgilerin yanı sıra BT, finans, İK ekipleri ve üst düzey yöneticiler tarafından yürütülen faaliyetler dahildir.

Etkili bir GRC programı, kritik bir uyum veya risk durumu yaşayan şirketler için özellikle yararlı olabilir. Ayrıca, uyumluluklarına veya finansal risk görünürlüğüne güvenmeyen işletmeler, tekrarlanabilir risk endişelerinden kaçınmak için gereksiz kontrol setlerini düzeltmeye ve izlemeye yardımcı olacak bir GRC modelini tercih edebilir.

Zira birbirinden kopuk GRC faaliyetleri, işletmeniz için aşağıdaki sorunlara yol açabilir:

• Üretkenlik karşıtı hedefler
• Yüksek maliyetler
• Görünmez riskler
• Üçüncü taraf risklerini ele alamama
• Performansı ölçme zorluğu

Ancak işletmenize uygun bir program seçtiğiniz takdirde şunları elde edebilirsiniz:

• Düşük maliyetler
• Faaliyet tekrarının azalması
• Daha yüksek bilgi kalitesi
• Bilgiyi hızlı ve verimli bir şekilde toplama

GRC’nin sorumluluklarının hedefi de bir işletmenin potansiyel tüm risk ve uyumluluk problemlerinin görmesini sağlamak ve bunlar karşısında en uygun kararları vermesine olanak sağlayacak bileşenleri optimize edecek araçları sunmaktır.

Bugün SAP de tüm kullanıcılarına SAP GRC çözümleri sunarak şirketlerin karşı karşıya kaldıkları risk ve fırsatları proaktif yöntemlerle analiz etmesine ve en uygun dengeyi kurmasına yardımcı olmayı amaçlıyor.

Siz de SAP GRC konusunda daha fazla bilgi almak isterseniz, bizimle iletişime geçebilirsiniz.