Satış ve Operasyon Planlamanın (S&OP) Önemi Nedir?

Şirketler için Satış ve Operasyon Planlamanın (S&OP) Önemi

Hiç talep tahminlerinizin gerçekleşen satışlarla uyuşmadığını, üretim kapasitenizin müşteri talebini karşılayamadığını ya da finansal planlarınızın operasyonel planlarınızla çeliştiğini fark ettiniz mi?

Bu sorular size tanıdık geliyorsa, yalnız değilsiniz. Birçok şirket bu zorluklarla karşı karşıya kalıyor. Satış ve Operasyon Planlaması (S&OP) bu sorunların üstesinden gelmede kritik bir rol üstleniyor.

Satış ve Operasyon Planlama (S&OP) Nedir?

Satış ve Operasyon Planlama (S&OP), şirket yönetiminde orta ve uzun vadede talep ve arz planlamasının sağlıklı bir şekilde yürütülmesini kolaylaştıran entegre bir süreçtir.

Bu süreci gerçekleştirirken stratejileri ve karlılığı sistematik bir plan doğrultusunda gerçekleştirmek en önemli hedeflerdendir. S&OP, şirketin genel hedeflerine bağlı olarak aylık, üç aylık ya da yıllık gibi değişken zaman aralıklarında gerçekleştirilebilir.

Ticari kuruluşların en önemli zorluklarından biri, gelecek dönemdeki talebi tahmin ederek arzı dengelemek ve böylece işletmenin kaynaklarını en verimli şekilde kullanabilmektir. Bu açıdan bakıldığında, Satış ve Operasyon Planlama kuruluşların en riskli temel süreci olarak görülebilir.

Satış ve Operasyon Planlama (S&OP) Amacı Nedir?

Satış ve operasyon planlamanın en önemli amaçları şirket kar oranını artırmak, şirket içi karmaşıklığı azaltmak, departman ve birimler arası ilişkileri koordine etmek, arz ve talep dengesini sağlamak şeklinde sıralanabilir.

Şirketlerin hedefledikleri iş sonuçlarına ulaşmaları için entegre planlama ile talep ve tedarik dengesini sağlayabilmeleri oldukça önemlidir. S&OP süreci, talep ve satış tahmini, satış, tedarik, satınalma, üretim ve dağıtım birimlerinin taktiksel koordinasyonunu sağlar ve uzun dönemli stratejik planlarına hizmet eder.

Bu bağlamda, S&OP süreci organizasyonlarda, koordinasyon düşüklüğünün ve genellikle çatışma kültürünün hâkim olduğu silo tipi çalışma mantığını ortadan kaldırır ve daha etkili sonuçlar için tüm birimleri tek bir ortak hedefe odaklı hale getirir.

Satış ve Operasyon Planlama (S&OP) Süreci Nasıl İlerler?

Satış ve operasyonun süreci genel itibariyle tahmin ve planlama doğrultusunda ilerler. Dolayısıyla bahsedilen süreç şirkete, mevcut ürünlere ve bulunulan sektöre göre değişiklik gösterebilmektedir.

S&OP, genellikle aylık olarak gerçekleştirilen periyodik bir süreçtir. Bu süreçte, Satış Tahmini ve Talep Planlaması, Tedarik Planlaması ve Üst Yönetim Gözden Geçirme olmak üzere üç önemli aşama vardır. Her aşamada, senaryo analizleri yapılır ve hedeflere ulaşmak için gerekli aksiyonlar belirlenir. Ayrıca, talep ve arz planları arasındaki farklar kapatılmaya çalışılır ve çözüm önerileri sunulur.

Yukarıdaki şemada da görüleceği üzere, S&OP sürecine verilerin toplanması ve satış tahmini ve talep planlaması yapılması ile başlanır. Daha sonra, tedarik planlaması ve üretim kapasitesi analizi yapılır. Son olarak, üst yönetim gözden geçirme toplantısı ile uzlaşılan plan onaylanır.

Bu süreç doğrultusunda planlamaların sınırları kesin bir şekilde netleştirilir. Süreç esnasında ihtiyaçlar doğrutusunda alternatif senaryolar oluşturulur, farklı hedefler karşılaştırılır ve uzlaşma gerektiren unsurlar belirlenerek üst yönetime sunulur.

S&OP süreci, aylık döngüde genellikle şu yol haritasında gerçekleştirilir:

• 1. hafta satış tahmini ve talep planlama
• 2. hafta kapasite ve tedarik planlama
• 3. hafta uzlaşma toplantıları ve ön S&OP toplantısı
• 4. hafta üst yönetim S&OP toplantısı

Bu takvim bir standardı temsil etmese de genellikle uygulama bu sıralama ile gerçekleştirilir.

S&OP sürecinde her aşamada önemli ve etkili kararlar verilmektedir. Bu nedenle süreci ilgilendiren konularla ilgili karar alma pozisyonundaki yöneticilerin de ilgili toplantılara dahil olması önemlidir. Ancak bu şekilde, S&OP toplantılarının şirketin başarısına önemli ölçüde katkıda bulunması garanti edilebilir.

Bir Örnek Üzerinden Satış ve Operasyon Planlama

Diyelim ki, bir otomobil üreticisi firmasınız. Yeni bir model araç piyasaya sürmeye karar verdiniz. Bu aracın hangi ülkelerde, hangi segmentlerde, hangi fiyatlarda satılacağını belirlemek için stratejik planlama yapmanız gerekiyor. Bu planlamayı yaparken, pazar araştırması, rekabet analizi, yeni ürün stratejileri gibi konuları göz önünde bulundurmanız gerekir.

Ana Satış ve Operasyon Planlama adımlarının ilki olarak, bu aracın ne kadar talep göreceğini tahmin etmeniz gerekir. Bu tahminleri yaparken, geçmiş satış verileri, pazar trendleri, müşteri beklentileri, satış ve pazarlama aktiviteleri gibi konuları dikkate almanız gerekir. Talep planlaması yaparken, talebi etkileyen faktörleri analiz etmeniz, senaryo oluşturmanız ve hedefler belirlemeniz gerekir.

Sonra, bu aracı üretmek için ne kadar kaynak ve kapasiteye ihtiyacınız olduğunu hesaplamanız gerekir. Bu hesaplamaları yaparken, mevcut üretim kapasiteniz, tedarikçileriniz, stok seviyeniz, lojistik maliyetleriniz gibi konuları değerlendirmeniz gerekir. Tedarik planlaması yaparken, arz ve talep dengesini sağlamanız, kaynak ve kapasite optimizasyonu yapmanız ve aksiyon planları oluşturmanız gerekir.

Eş zamanlı gerçekleştirilen uzlaşma toplantılarının ardından, bu araç için bir iş planını oluşturmanız ve üst yönetimin onayından geçirmeniz gerekir. Çeşitli departmanların katılımıyla gerçekleşen yönetim gözden geçirme toplantısında, tüm planlama aşamalarının sonuçlarını sunmanız, karar kriterlerini belirtmeniz ve uzlaşılan planı üst yönetime onaylatmanız gerekir. Ardından bu plan kuruma duyurulmaya hazır hale gelmiş olacaktır.

S&OP Toplantı, İçerik ve Katılım Listesi

Üst yönetimin toplantılara aktif katılımı, sürecin çizgilerinin kesin olarak çizilmesini sağlar. Onların varlığı olmadan, aylık S&OP toplantıları somut kararların olmadığı verimsiz tartışmalara dönüşebilir. S&OP toplantılarındaki en önemli sorunlardan biri, bu oturumlar sırasında etkili kararlara ulaşılmasını sağlayacak kilit karar vericilerin yokluğudur.

Peki, verimli ve etkili bir S&OP Toplantı sürecinin içerik ve katılımcıları ne olmalıdır? Aşağıdaki tabloyu inceleyerek beraber keşfedelim.

S&OP Hiyerarşik Yapı

Şirketlerde planlama hiyerarşisi içerisinde, S&OP süreci, taktiksel bir planlama kademesi olarak Stratejik Planlama ile Ana Üretim Planlama ve Çizelgeleme (MPS) ve Malzeme İhtiyaç Planlama (MRP) süreçleri arasında yer almaktadır.

Hiyerarşi içerisinde hem dikey hem de yatay düzlemde çift yönlü bir etkileşim söz konusudur. Planlama hiyerarşisinde her bir kademenin planlama sıklığı ve çıktıları aşağıdaki gibidir:

S&OP sürecinde, her planlama kademesi belli varsayımlara ve gelecekle ilgili tahminlere dayanır. İş hayatında, iç veya dış faktörlere bağlı olarak plandan sapmalar kaçınılmazdır. Bu durumda, uzun dönemli planlama yapmanın yerine, kısa dönemli planlama yapmanın daha gerçekçi olduğu düşünülebilir. Ancak, S&OP süreci, hem uzun hem de kısa dönemli planlamayı bir arada yaparak, plandan sapmaları minimize etmeyi ve esnekliği artırmayı amaçlar.

S&OP sürecinde, 18-24 aylık bir zaman ufkunda, ürün ailesi bazında bir planlama seviyesi kullanılır. Bu seviye, hem stratejik planlama ile hem de MPS ve MRP ile etkileşim halindedir. Stratejik planlama, kategori ve marka bazında uzun vadeli planlar yapar ve S&OP’ye kaynak ve kapasite yeterliliği, pazardaki gelişmeler, yeni ürün stratejileri gibi temel kararlar için girdi sağlar. MPS ve MRP ise, SKU bazında kısa vadeli planlar yapar ve S&OP’ye öncelikler ve hedeflenen büyük konularda girdi sağlar.

Ayrıca, MPS’te olabilecek sapmalar, S&OP döngüsüne girdi olarak verilerek, S&OP çıktısının kalitesinin artırılması amaçlanır. Bu şekilde, farklı kademelerdeki süreçlerin çıktıları birbirleriyle uyumlu hale getirilir.

Satış ve Operasyon Planlamasını Bekleyen Bir Sonraki Adım Nedir?

S&OP genel olarak aylık periyotlarla uygulansa da bu her kuruluş için zorunlu değildir.

S&OP’nin geçmişi en az 20 yıl öncesine dayanır. Bahsedilen dönemde, modern veri analizi ve karar destekleme araçları henüz kullanıma sunulmamış ve hayata geçmemiştir. Bu ortamda, S&OP kararlarını desteklemek için gereken verileri toplamak, birleştirmek, analiz etmek ve raporlamak, bir ekibin en az dört haftasını aldığından süreç bu standartta şekillenmiştir.

Fakat günümüzde şirketler, tedarik zinciri süreçleri genelinde daha akıllı öngörüler ve daha iyi kararlar almak için yeni nesil teknolojisi ile gelişmiş sistemlerin harmanlanmasından faydalanmaktadır. Bu durum, planlama süreçlerinin çok daha kısa sürelerde gerçekleştirilmesini sağlamaktadır.

Teknolojideki gelişmelerden faydalanırken S&OP planlamacılarının sürecin şirketlerinde nasıl işlediğine çok dikkat etmeleri gerekir. Bu süreçte aşağıdakiler gibi bazı soruların yanıtlarının araştırılması gerekir:

a) BT ile nasıl ve ne zaman iş birliği yapmalıyım?

b) En iyi uygulamalar ve süreç tasarımı için şirket dışından uzman desteği almalı mıyız?

c) Sektörümüzde S&OP alanındaki lider şirketler hangileri ve bu yatırımı destekleyecek bir inceleme mevcut mu ya da yapılabilir mi?

Satış ve Operasyon Planlamasında Etkin Destek

S&OP sürecini başarıyla uygulamak için, kurumunuzun tüm departmanlarının işbirliği içinde çalışması, verilerin toplanması ve analiz edilmesi, karar alma süreçlerinin iyileştirilmesi ve performansın ölçülmesi gerekmektedir.

Bu noktada, 20 yılı aşkın süredir kurumlara S&OP sürecini etkin bir şekilde yönetmeleri için gerekli teknolojik çözümler sunan ve iş süreçlerinin dijitalleştirilerek optimize edilmesine destek olan Nagarro + MBIS size yardımcı olabilir.

Nagarro + MBIS rehberliğinde S&OP sürecinizi kolaylaştırabilir, verimliliğinizi artırabilir ve karlılığınızı yükseltebilirsiniz. S&OP ile ilgili daha fazla bilgi almak ve Nagarro + MBIS’in sunduğu çözümlerden faydalanmak için bizimle her zaman iletişime geçebilirsiniz.