RPA ile Personele Yapılan Raporlamayı 2 Günden 2 Dakikaya Nasıl İndirdik?

MBIS olarak, pandeminin başından itibaren uzaktan çalışma biçimini sürdürdük. Bu süreçte yaşadığımız kriz ortamının, aslında köklü değişiklikler yapmaya engel olmadığını da projelerimiz ile gördük. Uzun vadede fiziksel ve dijital ortamı yeniden tasarlayabilir, tüm iş gücünün gelişebileceği konforlu bir çalışma ortamı yaratabiliriz.

İş arkadaşlarımızla periyodik olarak gerçekleştirdiğimiz ve online olarak sürdüğümüz  sohbetler, farklı alanlardaki bilgi birikimimizi birbirimize aktarmamıza ve pandemi sürecinde bir araya gelmemize olanak tanıdı.

Manuel İş Süreçleri

Mali ve İdari İşler Departmanı Müdürü Mustafa Tavşan’ın liderliğinde İdari İşler Departmanı olarak süregelen manuel iş süreçlerini otomatikleştirmeyi bir süredir planlıyorduk. Odaklandığımız bu projeyi bir kez daha şirket içi iletişim ve iş birliği ile tasarladık.

Örneğin GSM, kargo ve sağlık sigortası kesintilerinin raporlanması ve ilgili kişilere mail olarak iletilmesi, iki iş günü sürüyordu. Biz de bu 10 adımlı raporlama sürecini otomasyonla dakikalara indirerek departmandaki iş yükünü azaltmayı ve inovasyonlara odaklanmayı amaçladık.

Bu sırada, iki-üç ayda bir gerçekleşen MBIS Cafe sohbetlerinde Dr. Eren Esgin’in sunumuna katıldık. MBIS’te yapay zekâ araştırmalarına liderlik eden Dr.Esgin, konuşmasında işletmelerin dijital dönüşümlerini ölçeklendirmelerine yardımcı olmak ve süreç optimizasyonunu sağlamak için nasıl yeni yapay zekâ yeteneklerinden ve RPA gibi otomasyon biçimlerinden yararlanıldığını anlattı.

Sohbette edindiğimiz yeni bilgiler ve şirket içi iş birliği sayesinde hali hazırda planladığımız otomasyon projesi için birlikte neler yapabileceğimize odaklanarak Yapay Zekâ Araştırmaları Biriminin desteğiyle yola koyulduk.

Çözüm: Robotik Süreç Otomasyonu

RPA, birçok işletmenin dijital dönüşüm çabalarının merkezinde yer alıyor. Biz de idari işlerdeki iş süreçlerinin otomasyonunu sağlamak için projede UiPath RPA ile yenilikçi bir yaklaşım benimsedik.

Robotik süreç otomasyonu (RPA), dijital sistemler ve yazılımlarla etkileşime girilen, sıkça tekrarlanan, öngörülebilir ve kural tabanlı insan eylemlerini taklit eden yazılım robotlarının oluşturulmasını, dağıtılmasını ve yönetilmesini kolaylaştıran bir yazılım teknolojisidir. Tıpkı insanlar gibi, yazılım robotları da bir ekranda ne olduğunu anlamak, sistemlerde gezinmek, verileri belirlemek ve ayıklamak ile birlikte, çeşitli tanımlanmış eylemleri de gerçekleştirmek gibi işler yapabilir. Ancak yazılım robotları, bir kahve molası vermeye gerek kalmadan bunu insanlardan daha hızlı ve daha tutarlı bir şekilde yapar.

Bu tür yüksek hacimli görevleri robotların üstlenmesiyle, çalışanlar en iyi yaptıkları şeylere odaklanma özgürlüğüne sahip olarak yaptıkları işten daha çok keyif alabilir. Buna inovasyon, iş birliği, yaratıcılık ve müşterilerle doğru iletişim de dahil daha yüksek üretkenlik, verimlilik ve dayanıklılık elde edilebilir.

Rakamlar da bunu doğrular nitelikte:

Forrester Consulting’in yaptığı ankette katılımcıların %66’sı RPA’nın mevcut işleri yeniden yapılandırarak çalışanlarının daha fazla insan etkileşimine sahip olmasını sağladığını, %60’ı ise RPA’nın insanların daha anlamlı ve stratejik görevlere odaklanmasına yardımcı olduğunu söyledi. Dolayısıyla günümüz teknolojilerinin önünü açtığı RPA, aslında sadece iş süreçlerini iyileştirmenin değil, çalışan mutluluğunun da anahtarlarından biri.

SSON’un hazırladığı rapora göre de RPA teknolojisi kurumsal DNA’nın bir parçası haline gelirken; işletmeler içerisinde müşteri hizmetleri, finans, insan kaynakları, tedarik zinciri yönetimi, muhasebe, satış, sağlık hizmetleri ve bilişim teknolojileri başta olmak üzere birçok farklı alanda farklı görev üstlenecek şekilde konumlandırılabilir.

Sonuç

İdari İşler Departmanı olarak başarıyla gerçekleştirdiğimiz RPA projesiyle birlikte manuel raporlama ve veri işlemeyi içeren görevleri kapsayan iş süreçlerinde ciddi bir iyileşme sağladık: Daha önce kullandığımız manuel raporlama yöntemleri iki iş günümüzü alırken, RPA projesi sayesinde artık aynı görevler iki dakika içinde yapılıyor. Bu sayede katma değeri daha yüksek işlere odaklanarak çok daha verimli çalışılıyor.

Bu RPA projesiyle ilgili elde ettiğimiz kazanımları şu şekilde özetleyebiliriz:

Bu başarıyı, doğrudan şirket içi iletişimimiz ve bilgi birikimimiz sayesinde elde ettik. Zira

MBIS olarak, iletişimimiz güçlendikçe işbirliğimizin de güçlendiğine inanıyoruz. Dolayısıyla, doğru iletişimin üretkenlik açısından kazanımlarını göz ardı etmemek ve sürdürülebilir başarının ilk adımını buradan başlatmak büyük önem taşıyor.

Bugün MBIS Cafe sohbetleri sayesinde, farklı departmanlardan konuşmacılarla etkileşim kurarak yenilikçi fikir ve projelere alan açmaya devam ediyoruz.

Kolektif bir çalışmanın ürünü olan bu başarılı projede emeği geçen departman yöneticim Mustafa Tavşan başta olmak üzere, Dr. Eren Esgin, Durmuş Volkan Özay ve Görkem Özkan’a desteklerinden dolayı çok teşekkür ederiz.

Birlikte daha nice projelerde yer almak dileğiyle.