TR

MBIS RÜŞVET VE YOLSUZLUK İLE MÜCADELE POLİTİKASI

1.       AMAÇ

MBIS Davranış Kurallarının ve sürdürülebilirlik hedeflerinin tamamlayıcı bir parçası olarak geliştirilen işbu Rüşvet ve Yolsuzluk İle Mücadele Politikası’nın amacı, ilgili ulusal, uluslararası ve ABD Yabancı Ülkelerde Yolsuzluk Faaliyetleri Yasası (FCPA) ve Birleşik Krallık Rüşvet Yasası (UKBA) gibi uluslararası etkili yasal düzenlemeler ile MBIS’in etik değerlerine uygun olarak MBIS’in tüm faaliyetlerinde rüşvet ve yolsuzluğun önlenmesine yönelik taahhütlerinin ortaya konulması, gerekli bilgilendirmelerin yapılması, bu konudaki sorumluluk ve kuralların belirlenmesi ve tüm menfaat sahipleriyle paylaşılmasıdır.

2.      KAPSAM

İşbu Politika, başta MBIS pay sahiplerini, Yönetim Kurulu Üyeleri ve üst düzey yöneticileri dâhil olmak üzere tüm MBIS çalışanlarını, MBIS’e hizmet veren alt yüklenici/tedarikçi firmaları, MBIS’e danışmanlık ve denetim hizmeti veren şirketleri ve bunlarla sınırlı kalmaksızın MBIS’in ticari ilişki içerisinde olduğu diğer tüm menfaat sahiplerini kapsamaktadır.

3.      TANIMLAR VE KISALTMALAR

MBIS:                                      M.B.I.S Bilgisayar Otomasyon Danışmanlık ve Eğitim Hizmetleri Sanayi Ticaret A.Ş.’yi;

Ticari Nezaket Sınırı:             MBIS tarafından verilen veya kabul edilen ticari inceliklerin (ör. hediyeler, eğlence, yemekler, içecekler, promosyon ürünleri, etkinlik biletleri) kabul edilebilir maksimum parasal değerini belirtir. Bu değer 150 EUR sınırını aşamaz.

Hediyeler:                              Maddi bir ödeme gerektirmeyen ve çoğunlukla iş ilişkisinde bulunulan kişiler ya da müşteriler tarafından teşekkür ya da ticari nezaket icabı verilen veya verildiği ifade edilen nakit dışında maddi değeri bulunan her türlü eşyayı;

Politika:                                 MBIS Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası’nı;

Rüşvet:                                   Bir kişiye veya bu kişiye erişimi/etkisi olan 3. şahıslara, kişinin göreviyle ilişkili karar ve uygulamaları etkilemesi, bir işi yapması, yapmaması, hızlandırması, yavaşlatması veya görevinin gereklerine aykırı olacak şekilde benzeri eylemleri gerçekleştirmesini sağlamak amacıyla sağlanan nakdi veya gayri nakdi menfaati;

Temsil ve ağırlama:               MBIS’in sosyal etkinlikler, eğitim, konferans, sempozyum ve seminerler ve benzeri etkinliklerini ve bu kapsamda sağladığı konaklama, yemek daveti faaliyetlerini; ve

Yolsuzluk:                               Bir kişinin, yetki alanını kendisi veya bir başkası için haksız menfaat sağlayacak şekilde kötüye kullanmasını ifade etmektedir.

Kamu Görevlisi:                     Aşağıda yer alan kişileri ifade etmektedir.

  A. Bir devlet memurunu,

  B. Kamu görevi emanet edilen kişiyi;

  1. Devlet otoritesi tarafından veya onun için görevlendirilen,
    1. Bir kamu kuruluşu tarafından veya onun için görevlendirilen veya,
    1. Herhangi bir kamu işlevi için görevlendirilen,

 C. Bir uluslararası örgütün kamu görevlisi veya diğer personelini veya buradaki görevlerini yerine getirmekle görevlendirilen bir başka kişiyi,

 D.  Askeri,

 E.  Yargıcı,

 F. Bu görevle ilgili kişileri,

 G. Herhangi bir memuru veya çalışanı;

  1. Yabancı bir hükümette,
    1. Yabancı bir hükümetin kurumu veya departmanında,
      1. Yabancı bir hükümetin aracılığıyla,
      1. Uluslararası bir kamu kuruluşunda,

H. Herhangi bir yabancı siyasi parti veya siyasi parti yetkilisi, kamu görevi adayı ve yukarıdaki kuruluşlar veya kişiler adına çalışan, herhangi bir kişiyi,

I. Birey,

  1. Yabancı bir ülke veya bölgeden atanan veya seçilen; yasama, yürütme veya yargı organlarından bir konuma sahip olan,
  2. Yabancı bir ülke veya bölge adına veya o yabancı ülke veya bölgenin herhangi bir kamu teşebbüsü adına bir kamu görevi ifa ederse veya
  3. Uluslararası bir kamu kuruluşunun yetkilisi veya temsilcisini,

4.       TEMEL İLKELER

MBIS, faaliyet gösterdiği ve temsil edildiği tüm ülkelerdeki rüşvet ve yolsuzlukla ilgili yasal düzenlemelere ve ilkelere uyar. Bu yasal düzenlemeler başta Türk Ceza Kanunu olmak üzere rüşvet ve yolsuzlukla mücadeleye ilişkin ulusal mevzuatın yanı sıra, MBIS’in iş ilişkileri nedeniyle bazı iş ve işlemlerinde tabi olabileceği ABD Yabancı Ülkelerde Yolsuzluk Faaliyetleri Yasası (FCPA) ve Birleşik Krallık Rüşvet Yasası (UKBA) gibi uluslararası etkili mevzuatı kapsamaktadır.

MBIS, bu temel ilke kapsamında rüşvet ve yolsuzluğa karşı “sıfır tolerans” yaklaşımı ile hareket etmekte ve faaliyetlerini adil, dürüst, yasal ve etik kurallara uygun bir şekilde sürdürmeyi taahhüt etmektedir.

Bu çerçevede MBIS Yönetim Kurulu Üyeleri, üst düzey yöneticileri, yetkilileri, sözleşmeli personel dahil tüm çalışanları ve MBIS adına hareket eden tüm taraflar ve sayılan kişilerin birinci derece yakınları (anne, baba, kardeş, çocuk, eş) kamu görevlileri, çalışanları veya herhangi bir hükümet veya kamu veya uluslararası kuruluşun temsilcileri dahil olmak üzere herhangi birine veya başka herhangi bir üçüncü tarafa (kamu veya özel sektör) iş almak veya elde tutmak veya herhangi bir olumlu iş kararını etkilemek amacıyla doğrudan veya dolaylı olarak herhangi bir şey teklif edemez veya vaat edemez.

MBIS, herhangi bir MBIS çalışanına veya üçüncü tarafa teklif edilen veya alınan herhangi bir harcamanın (örn; hediyeler veya yemekler) olağan ve uygun iş akışı içinde olmasını ve makul bir şekilde rüşvet veya uygunsuz teşvik olarak yorumlanmamasını sağlamak için takdir ve özen gösterecektir. Ticari nezaketler, alıcıyı etkilemek ve haksız ayrıcalıklı muameleyi güvence altına almak için tasarlanamaz veya tasarlanmış gibi görünemez. Bir ticari nezaketin uygun olup olmadığını değerlendirmek için genel kılavuz, bu durumun kamuya açıklanmasının MBIS açısından utanç verici olup olmayacağıdır.

Yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda üçüncü kişiye veya başka bir kişiye (kamu ve özel sektör gözetmeksizin) veya potansiyel MBIS müşterisine, nakdi ya da gayri nakdi değeri olan herhangi bir şeyin tamamen aktarılacağına veya paylaşılabileceğine dair herhangi bir şüphe varsa ilgili şey 3.kişiye verilemez.

4.1.  Hediyeler ve Menfaat Sağlama

MBIS’in Yönetim Kurulu Üyeleri, üst düzey yöneticileri, yetkilileri, sözleşmeli olanlar da dahil olmak üzere tüm çalışanları ve MBIS adına hareket eden tüm taraflar ve sayılan kişilerin birinci derece yakınları (anne, baba, kardeş, çocuk, eş) ticari nezaket sınırları içerisinde olanlar hariç hiçbir hediye, komisyon veya bahşiş niteliğinde para, çek, gayrimenkul veya menkul değer, indirim ve avantaj, kişisel hizmet veya destek, nakdi ve gayri nakdi herhangi bir menfaati, kamu görevlisi / özel sektör çalışanı ayrımı gözetmeksizin, hayır amaçlı da olsa teklif, talep ve kabul edemez. Bu kapsamda MBIS tarafından ticari nezaket sınırlarını aşan nakdi ve gayri nakdi hiçbir menfaatin karşı tarafının kim olduğunun önemi yoktur.

MBIS’in Yönetim Kurulu Üyeleri, üst düzey yöneticileri, yetkilileri, sözleşmeli olanlar da dahil olmak üzere tüm çalışanları ve MBIS adına hareket eden tüm taraflar ve sayılan kişilerin birinci derece yakınları (anne, baba, kardeş, çocuk, eş) ticari nezaket sınırları içerisinde olan bir hediye veya menfaati aşağıdaki şartların varlığı halinde kabul edebilir:

  • Herhangi bir ticari kararı etkilemiyorsa
  • İyi niyetli bir nezaket amacı içeriyorsa
  • Halihazırda devam eden bir pazarlık, müzakere, teklif, ihale vb. süreci mevcut değilse
  • Şeffaf ve açıklığa aykırı bir durum söz konusu değilse
  • İş etik ilkelerine, MBIS politika ve esaslarına aykırı değilse

Nakit hariç, yürürlükteki mevzuata uygun olarak meşru bir iş amacıyla verilen hediye veya menfaatler “ticari nezaket sınırları” dahilinde kabul edilebilir. Bir hediye veya menfaatin değerlendirilmesinde, hediye veya menfaatin kamuya açıklanmasının MBIS’in itibarını zedeleyip zedeleyemeyeceği veya yolsuzluk algısına neden olup olmayacağına ilişkin kabul kriterleri esas alınabilir.

İşbu politikanın 4. Maddesinde belirtilen ilkelere tam olarak uyulması kaydıyla tanıtıma veya işe katkı sağlamak amacıyla MBIS tarafından, üçüncü kişilere (kamu görevlileri hariç) ‘ticari nezaket sınırları’ içinde tanıtım malzemeleri hediye edilebilir.

Politika ile ilgili eğitimler sırasında, katılımcılara ne tür tanıtım ürünleri (kalem, USB flashdisk, bloknot, takvim vb.) ve hizmetlerin (yemek vb.) kabul edilebileceği katılımcılara açık bir şekilde anlatılmaktadır. Tanıtım malzemelerinin koşulsuz verildiği, ilgili tarafa bildirilir. Tanıtım malzemeleri, yalnızca MBIS hizmetlerinin tanıtılması ve pazarlanması amaçlı olup, bunun dışında, herhangi bir maddi çıkar elde edecek şekilde verilmesi mümkün değildir.

Herhangi bir hediye veya menfaat teklif veya kabul edilmeden önce yukarıdaki ilkeler, Politika ve yürürlükteki kurallar göz önünde bulundurulmalıdır. Bunlara uygun olup olmadığı konusunda tereddüt uyandıran hediye ve menfaatlerin uyum sorumlusunun yazılı onayı olmadan teklif veya kabul edilmesinden kaçınılması gerekmektedir.

4.2.  Bağış ve Yardımlar

Herhangi bir bağış veya yardımın yapılabilmesi için, yapılmalarından önce alınacak bir Yönetim Kurulu kararı gerekmektedir. Yönetim Kurulu onayı bir ön inceleme işlemine tabi olup, bu ön inceleme MBIS Bağış ve Yardım Politikası uyarınca gerçekleştirilecektir.

MBIS Bağış ve Yardım Politikası’na göre;

  • Sosyal dayanışma amaçlı kurulmuş olan kurum ve benzeri kuruluşlara,
    • Kamu yararı niteliği taşıyan okul, sağlık tesisi, vb. kurumlara tesisler içinde kullanılabilecek teçhizatlar için,
    • Eğitim hayatında desteğe ihtiyacı olan maddi durumu yetersiz öğrencilere burs olarak,
    • Sağlık ve tedavi amacıyla desteğe ihtiyacı olan maddi durumu yetersiz insanlara nakdi bağış ve yardım yapılabilir.

Her türlü yardım ve bağışın, banka kanalıyla veya böyle bir imkânın olmaması halinde belgelendirmeye imkân tanıyacak makbuz vb. vasıtalarla yapılması gerekmektedir.

4.3.  Siyasi Faaliyetler

MBIS, kurumsal olarak hiçbir hal ve şart altında siyasi adayların seçim kampanyalarına veya diğer siyasi kampanyalara doğrudan veya dolaylı olarak fon aktarmamaktadır. MBIS tarafından doğrudan veya dolaylı yollarla hiçbir surette siyasi yardım ve bağış yapılmamaktadır.

MBIS Yönetim Kurulu Üyeleri ve üst düzey yöneticileri dâhil olmak üzere tüm çalışanları, MBIS işyerlerinin sınırları içerisinde gösteri, propaganda ve benzeri maksatlı faaliyetleri icra edemez, yerel ve genel seçimlerde istifa etmeden aday olamaz, MBIS’e ait kaynakları (araç, bilgisayar, e-posta gibi) ve MBIS’teki mevki ve pozisyonlarını siyasi amaçlı faaliyetlerde kullanamaz.

MBIS Yönetim Kurulu Üyeleri ve üst düzey yöneticileri dâhil olmak üzere tüm MBIS çalışanları, pay sahipleri, MBIS’e hizmet veren alt yüklenici/tedarikçi firmalar, MBIS’e danışmanlık ve denetim hizmeti veren şirketler ve bunlarla sınırlı kalmaksızın MBIS’in ilişki içerisinde olduğu diğer tüm menfaat sahipleri, MBIS’ın kaynaklarını doğrudan veya dolaylı olarak hiçbir surette siyasi amaç ve kampanyalar için kullanamaz.

4.4.  Temsil ve Ağırlama

MBIS, ticari ilişkilerini geliştirmek ve ticari iletişim ağı kurma çalışmaları için temsil ve ağırlama faaliyetleri gerçekleştirebilir. MBIS, bu faaliyetlerin makul ölçüde olmasına dikkat etmektedir. Temsil ve ağırlama faaliyetlerinden yararlanan kişilerin kamu personeli olup olmaması, MBIS tarafından makul özenin gözetilmesinde bir fark yaratmayacaktır.

Temsil ve ağırlama faaliyetleri, bu faaliyetlerden yararlanan kişilerin kamu görevlisi veya özel sektör çalışanı olması fark etmeksizin, bir işin veya işle ilgili bir menfaatin temin edilmesine yönelik yahut bu yöndeki tekliflere karşılık olarak sağlanamaz. Temsil ve ağırlama faaliyetlerine, kamu iktisadi teşebbüsleri ve bunların çalışanları veya herhangi bir kamu idaresi personeli veya siyasi parti temsilcileri gibi kamu sektöründe yer alan müşteriler, davet edilmez. MBIS tarafından gerçekleştirilecek temsil ve ağırlama faaliyetleri ana odağı iş ve ticari faaliyetler olmayan etkinliklerdir.

Tek bir temsil ve ağırlama faaliyeti için toplam giderin 150 Euro’yu aşması halinde, uyum sorumlusunun veya Yönetim Kurulu’nun onayının alınması gerekmektedir.

4.5.  Kayıtların Tutulması

MBIS’in muhasebe sistemi ile ilgili uymak zorunda olduğu hususlar, ilgili mevzuat ve düzenlemeler çerçevesinde aşağıdaki şekilde belirlenmiştir:

  • Üçüncü şahıslarla (müşteriler, tedarikçiler, diğer hizmet sağlayıcıları vb.) ilişkilere ait her türlü hesap, fatura ve belgenin, eksiksiz, şeffaf, kesin, adil ve doğruluğuna güvenilir şekilde kayıt altında tutulması ve muhafaza edilmesi,
    • Kayıt dışı işlemleri engellemek üzere kontrol sistemlerinin kurulması,
  • Herhangi bir işleme ilişkin muhasebe ya da benzer ticari kayıtlar üzerinde değişiklik yapılmaması ve gerçeklerin saptırılmaması.

Bu kapsamda, işbu Politika’da düzenlenen her türlü işlem sırasında kayıtların tutulması esnasında MBIS Defter ve Kayıtların Tutulması Politikasına ve her halükârda gerekli özen ve dikkatin gösterilmesi ilkesine uygun olarak hareket edilmesi gerekmektedir.

5.             GÖREV VE SORUMLULUKLAR

  • Yönetim Kurulu

MBIS’in rüşvet ve yolsuzlukla mücadele faaliyetlerinden en üst seviyede Yönetim Kurulu sorumludur. Yönetim Kurulu, bu politika kapsamında yer alan ilkeleri benimsemekte ve uygulanması için gerekli ortamı sağlamaktadır.

Yönetim Kurulu, yasal düzenleme ve yönetmeliklere, süreçlere ve politikalara uygunluğun sağlanabilmesi amacıyla denetimlerin yapılmasını ve düzeltici tedbirlerin alınmasını sağlamaktadır.

MBIS Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası Yönetim Kurulu tarafından onaylanmıştır. Politika’nın oluşturulması, uygulanması ve gerektiğinde güncellenmesinin sağlanması Yönetim Kurulu’nun sorumluluğundadır.

5.2.  Yöneticiler ve Çalışanlar

MBIS Yönetim Kurulu Üyeleri, yetkilileri ve üst düzey yöneticileri ve sözleşmeli olanlar da dahil olmak üzere tüm MBIS çalışanları görevlerini yerine getirirken, herhangi bir gerçek/tüzel kişiye, kamu görevlilerine veya bunların işaret edeceği kişilere rüşvet teklif edemez, alamaz ve yolsuzluk yapamaz.

Tüm çalışanlar, MBIS Davranış Kuralları ve rüşvet ve yolsuzlukla mücadeleye ilişkin kurallar doğrultusunda davranmakla yükümlüdür.

Üst düzey yöneticiler, bu Politika metnindeki ilkelerin idaresi altındaki çalışanlar tarafından anlaşılmasını, uygulanmasını ve yaşatılmasını sağlar; olası riskleri ve bunların itibar ve finansal anlamdaki etkilerini değerlendirir ve belirlenen risklerin yönetimi için kontrol mekanizmalarının tesisine ve uygulanmasına ilişkin gerekli tedbirleri alırlar.

Üst düzey yöneticilerin mesajlarında rüşvet ve yolsuzlukla mücadelenin, saydamlığın ve dürüstlüğün MBIS’in ortak değerlerinin bir parçası olduğunu vurgulamaları esastır.

MBIS, çalışanlarına ve yöneticilerine işe giriş dönemlerinde ve yılda iki kez düzenlenen genel eğitimlerde rüşvet ve yolsuzlukla mücadele konusunda bilinçlendirilme eğitimleri vermektedir.

5.3.  Tedarik Zinciri

MBIS, anlaşma yapacağı kuruluşları, bayileri, iş ortaklarını ve tedarikçilerini değerlendirmekte, rüşvet veya yolsuzlukla ilgili olumsuz istihbaratı olan kişi ve kuruluşlarla çalışmamaktadır. Bu amaçla MBIS, anlaşma yapacağı kuruluşları, bayileri, iş ortaklarını ve tedarikçilerini müşterilerine en iyi hizmeti sunacak şekilde, MBIS çıkarlarını ön planda tutarak, şeffaflık ve eşitlik ilkelerine uygun ayrıntılı inceleme yaptığı yöntemlerle değerlendirir ve seçer.

İhalelere hile, vaat, tehdit, nüfuz kullanma, çıkar sağlama, anlaşma, irtikâp, rüşvet suretiyle veya başka yollarla fesat karıştırdığı tespit edilen firmalar yasaklı firma listesine alınmaktadır.

Yönetim Kurulu Üyeleri, üst düzey yöneticileri ve çalışanları, MBIS’in anlaşma yapması söz konusu olabilecek firmalar ile pazarlık sürecinde MBIS’in olası avantajlarını zayıflatacak kişisel anlaşmalar yapamaz, buna neden olacak faaliyetlere giremez veya finansal işlemler yürütemez.

6.             POLİTİKA İHLALLERİ VE YAPTIRIMLAR

İşbu Politika’da yer alan kural ve ilkelere uymakla sorumlu herhangi bir kişi veya kurumun Politika esaslarına aykırı hareket ettiği yönünde görüş ya da şüphe bulunması halinde, söz konusu durum ilgililer tarafından Etik ve Uyum Sorumlusuna iletilir. Etik ve Uyum Sorumlusu kendisine iletilen konuları MBİS Etik Kurulu’na incelenmesi ve karar alınması amacıyla iletir. Çalışan veya şikâyetçi, güvenlik ve benzeri sebeplerle kimliğini gizleyebilir.

Gerçek veya potansiyel bir rüşvet ya da yolsuzluk olayını, bu iddia doğru olsun veya olmasın, iyi niyetle ve makul şüphe nedeniyle bildirmesi veya dahil olmayı reddetmesi nedeniyle herhangi bir çalışan kötü muameleye (disiplin cezası, işten çıkarılma, tehdit, mobbing vb.) maruz bırakılamaz.

İşbu politikaya ilişkin eğitimleri belirlenen süre içinde almayan çalışanlara yazılı uyarıda bulunulacaktır. Uyarıya rağmen aynı direnişi sürdüren çalışanlar içinse disiplin yaptırımı uygulanacaktır.

İletişim Bilgileri:

M.B.I.S İhbar ve Uyum Hattı: +90 (850) 260 08 18

M.B.I.S Bilgisayar Otomasyon Danışmanlık ve Eğitim Hizmetleri Sanayi Ticaret A.Ş.

Adres: Cevizli Mah. Tugay Yolu Cad. Ofisim İstanbul A Blok No:20 Kat:17 34846 Maltepe / İstanbul

E-posta: uyum@mbis.com.tr

7.             DUYURU VE YÜRÜRLÜK

İş bu Politika dokümanı, Türkçe ve İngilizce olarak hazırlanmış olup, MBIS internet sitesinde (www.mbis.com.tr) kamunun erişimine açıktır.

Politika, düzenli aralıklarla gözden geçirilerek gerekli güncellemeler yapılır ve MBIS’in internet sitesinde ilan edilir.

MBIS Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasının, işbu güncel versiyonu, Yönetim Kurulu tarafından 15.12.2022 tarihinde onaylanarak yürürlüğe konulmuştur.