MBIS RÜŞVET VE YOLSUZLUK İLE MÜCADELE POLİTİKASI

1.AMAÇ

MBIS Davranış Kurallarının ve sürdürülebilirlik hedeflerinin tamamlayıcı bir parçası olarak geliştirilen işbu Rüşvet ve Yolsuzluk İle Mücadele Politikası’nın amacı, ilgili ulusal ve uluslararası yasal düzenlemeler ile MBIS’in etik değerlerine uygun olarak MBIS’in tüm faaliyetlerinde rüşvet ve yolsuzluğun önlenmesine yönelik taahhütlerinin ortaya konulması, gerekli bilgilendirmelerin yapılması, bu konudaki sorumluluk ve kuralların belirlenmesi ve tüm menfaat sahipleriyle paylaşılmasıdır.

2. KAPSAM

İşbu Politika, başta MBIS pay sahiplerini, Yönetim Kurulu Üyeleri ve üst düzey yöneticileri dâhil olmak üzere tüm MBIS çalışanlarını, MBIS’e hizmet veren alt yüklenici/tedarikçi firmaları, MBIS’e danışmanlık ve denetim hizmeti veren şirketleri ve bunlarla sınırlı kalmaksızın MBIS’in ticari ilişki içerisinde olduğu diğer tüm menfaat sahiplerini kapsamaktadır.

3.TANIMLAR VE KISALTMALAR

MBIS: M.B.İ.S Bilgisayar Otomasyon Danışmanlık ve Eğitim Hizmetleri Sanayi Ticaret A.Ş.

Hediyeler: Maddi bir ödeme gerektirmeyen ve çoğunlukla iş ilişkisinde bulunulan kişiler ya da müşteriler tarafından teşekkür ya da ticari nezaket icabı verilen veya verildiği ifade edilen nakit dışında maddi değeri bulunan her türlü eşyayı,

Politika: MBIS Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası’nı,

Rüşvet:  Bir kişiye veya bu kişiye erişimi/etkisi olan 3. şahıslara, kişinin göreviyle ilişkili karar ve uygulamaları etkilemesi, bir işi yapması, yapmaması, hızlandırması, yavaşlatması veya görevinin gereklerine aykırı olacak şekilde benzeri eylemleri gerçekleştirmesini sağlamak amacıyla sağlanan nakdi veya gayri nakdi menfaati,

Temsil ve ağırlama: MBIS’in sosyal etkinlikler, eğitim, konferans, sempozyum ve seminerler ve benzeri etkinliklerini ve bu kapsamda sağladığı konaklama, yemek daveti faaliyetlerini,

Yolsuzluk: Bir kişinin, yetki alanını kendisi veya bir başkası için haksız menfaat sağlayacak şekilde kötüye kullanmasını ifade etmektedir.

4.TEMEL İLKELER

MBIS, faaliyet gösterdiği ve temsil edildiği tüm ülkelerdeki rüşvet ve yolsuzlukla ilgili yasal düzenlemelere ve ilkelere uyar.

MBIS, bu temel ilke kapsamında rüşvet ve yolsuzluğa karşı “sıfır tolerans” yaklaşımı ile hareket etmekte ve faaliyetlerini adil, dürüst, yasal ve etik kurallara uygun bir şekilde sürdürmeyi taahhüt etmektedir.

Bu çerçevede, MBIS’in Yönetim Kurulu Üyeleri, üst düzey yöneticileri, yetkilileri, sözleşmeli olanlar da dahil olmak üzere tüm çalışanları ve MBIS adına hareket eden tüm taraflar ve sayılan kişilerin birinci derece yakınları (anne, baba, kardeş, çocuk, eş) yasaları ihlal edebilecek şekilde bir iş elde etme, işi elde tutma veya sürdürme, avantaj sağlama ve sair surette bir kararı etkileme veya resmi, ticari veya mesleki yükümlülüklerin uygunsuz bir şekilde yerine getirilmesini sağlama amacıyla kamu veya özel sektördeki herhangi bir kişiye doğrudan veya dolaylı olarak değeri olan bir şeyi teklif edemez, söz veremez.

4.1.Hediyeler ve Menfaat Sağlama

MBIS’in Yönetim Kurulu Üyeleri, üst düzey yöneticileri, yetkilileri, sözleşmeli olanlar da dahil olmak üzere tüm çalışanları ve MBIS adına hareket eden tüm taraflar ve sayılan kişilerin birinci derece yakınları (anne, baba, kardeş, çocuk, eş) ticari nezaket sınırları içerisinde olanlar hariç hiçbir hediye, komisyon veya bahşiş niteliğinde para, çek, gayrimenkul veya menkul değer, indirim ve avantaj, kişisel hizmet veya destek, nakdi ve gayri nakdi herhangi bir menfaat hayır amaçlı da olsa teklif, talep ve kabul edemez.

Yürürlükteki mevzuata uygun, meşru bir iş amacı için verilen, abartılı olmayan, nakit dışında, değeri yaklaşık 300 Türk Lirası’nı aşmayan hediye veya menfaatler ticari nezaket sınırları içerisinde kabul edilebilir.

MBIS tarafından üçüncü şahıslara MBIS’in tanıtımına veya iş ilişkilerine katkı sağlayabilecek, mütevazı ölçülerde tanıtım malzemesi hediye olarak verilebilir. Tanıtım malzemeleri, bu amaç için hazırlanmış ürün ve hizmetleri kapsamakta olup bu ürün ve hizmetlerin neler olduğu işbu Politika ile ilgili eğitimler sırasında ilgili kişilere açıklanır. Tanıtım malzemelerinin koşulsuz ve şartsız olarak verildiği, ilgili tarafa bildirilir. Tanıtım malzemeleri, yalnızca MBIS hizmetlerinin tanıtılması ve pazarlanması amacına özgülenmiş olup bunun dışında bir maddi menfaat temini anlamına gelebilecek şekilde verilemez.

Herhangi bir hediye veya menfaat teklif veya kabul edilmeden önce yukarıdaki ilkeler, Politika ve yürürlükteki kurallar göz önünde bulundurulmalıdır. Bunlara uygun olup olmadığı konusunda tereddüt uyandıran hediye ve menfaatlerin uyum sorumlusunun yazılı onayı olmadan teklif veya kabul edilmesinden kaçınılması gerekmektedir.

4.2.Bağış ve Yardımlar

Herhangi bir bağış veya yardımın yapılabilmesi için, yapılmalarından önce alınacak bir Yönetim Kurulu kararı gerekmektedir. Yönetim Kurulu onayı bir ön inceleme işlemine tabi olup, bu ön inceleme MBIS Bağış ve Yardım Politikası uyarınca gerçekleştirilecektir.

MBIS Bağış ve Yardım Politikası’na göre;

  • Sosyal dayanışma amaçlı kurulmuş olan kurum ve benzeri kuruluşlara,
    • Kamu yararı niteliği taşıyan okul, sağlık tesisi, vb. kurumlara tesisler içinde kullanılabilecek teçhizatlar için,
    • Eğitim hayatında desteğe ihtiyacı olan maddi durumu yetersiz öğrencilere burs olarak,
    • Sağlık ve tedavi amacıyla desteğe ihtiyacı olan maddi durumu yetersiz insanlara nakdi bağış ve yardım yapılabilir.

Her türlü yardım ve bağışın, banka kanalıyla veya böyle bir imkânın olmaması halinde belgelendirmeye imkân tanıyacak makbuz vb. vasıtalarla yapılması gerekmektedir.

4.3.Siyasi Faaliyetler

MBIS, kurumsal olarak hiçbir hal ve şart altında siyasi adayların seçim kampanyalarına veya diğer siyasi kampanyalara doğrudan veya dolaylı olarak fon aktarmamaktadır. MBIS tarafından doğrudan veya dolaylı yollarla hiçbir surette siyasi yardım ve bağış yapılmamaktadır.

MBIS Yönetim Kurulu Üyeleri ve üst düzey yöneticileri dâhil olmak üzere tüm çalışanları, MBIS işyerlerinin sınırları içerisinde gösteri, propaganda ve benzeri maksatlı faaliyetleri icra edemez, yerel ve genel seçimlerde istifa etmeden aday olamaz, MBIS’e ait kaynakları (araç, bilgisayar, e-posta gibi) ve MBIS’teki mevki ve pozisyonlarını siyasi amaçlı faaliyetlerde kullanamaz.

MBIS Yönetim Kurulu Üyeleri ve üst düzey yöneticileri dâhil olmak üzere tüm çalışanları, pay sahipleri, MBIS’e hizmet veren alt yüklenici/tedarikçi firmalar, MBIS’e danışmanlık ve denetim hizmeti veren şirketler ve bunlarla sınırlı kalmaksızın MBIS’in ilişki içerisinde olduğu diğer tüm menfaat sahipleri, MBIS’ın kaynaklarını doğrudan veya dolaylı olarak hiçbir surette siyasi amaç ve kampanyalar için kullanamaz.

4.4.Temsil ve Ağırlama

MBIS, ticari ilişkilerini geliştirmek ve ticari iletişim ağı kurma çalışmaları için temsil ve ağırlama faaliyetleri gerçekleştirebilir. MBIS, bu faaliyetlerin makul ölçüde olmasına dikkat etmektedir.

Temsil ve ağırlama faaliyetleri, bir işin veya işle ilgili bir menfaatin temin edilmesine yönelik yahut bu yöndeki tekliflere karşılık olarak sağlanamaz.

Tek bir temsil ve ağırlama faaliyeti için toplam giderin 3.000 Türk Lirası’nı veya ödeme zamanında buna karşılık gelecek miktarda döviz tutarını aşması halinde, uyum sorumlusunun veya Yönetim Kurulu’nun onayının alınması gerekmektedir.

4.5.Kayıtların Tutulması

MBIS’in muhasebe sistemi ile ilgili uymak zorunda olduğu hususlar, ilgili mevzuat ve düzenlemeler çerçevesinde aşağıdaki şekilde belirlenmiştir:

  • Üçüncü şahıslarla (müşteriler, tedarikçiler, diğer hizmet sağlayıcıları vb.) ilişkilere ait her türlü hesap, fatura ve belgenin, eksiksiz, şeffaf, kesin, adil ve doğruluğuna güvenilir şekilde kayıt altında tutulması ve muhafaza edilmesi,
    • Kayıt dışı işlemleri engellemek üzere kontrol sistemlerinin kurulması,
  • Herhangi bir işleme ilişkin muhasebe ya da benzer ticari kayıtlar üzerinde değişiklik yapılmaması ve gerçeklerin saptırılmaması.

Bu kapsamda, işbu Politika’da düzenlenen her türlü işlem sırasında kayıtların tutulması esnasında gerekli özen ve dikkatin gösterilmesi ilkesine uygun olarak hareket edilmesi gerekmektedir.

5.GÖREV VE SORUMLULUKLAR

5.1. Yönetim Kurulu

MBIS’in rüşvet ve yolsuzlukla mücadele faaliyetlerinden en üst seviyede Yönetim Kurulu sorumludur. Yönetim Kurulu, bu politika kapsamında yer alan ilkeleri benimsemekte ve uygulanması için gerekli ortamı sağlamaktadır.

Yönetim Kurulu, yasal düzenleme ve yönetmeliklere, süreçlere ve politikalara uygunluğun sağlanabilmesi amacıyla denetimlerin yapılmasını ve düzeltici tedbirlerin alınmasını sağlamaktadır.

MBIS Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası Yönetim Kurulu tarafından onaylanmıştır. Politika’nın oluşturulması, uygulanması ve gerektiğinde güncellenmesinin sağlanması Yönetim Kurulu’nun sorumluluğundadır.

5.2.Yöneticiler ve Çalışanlar

MBIS Yönetim Kurulu Üyeleri, yetkilileri ve üst düzey yöneticileri ve sözleşmeli olanlar da dahil olmak üzere tüm çalışanları görevlerini yerine getirirken, herhangi bir gerçek/tüzel kişiye, kamu görevlilerine veya bunların işaret edeceği kişilere rüşvet teklif edemez, alamaz ve yolsuzluk yapamaz.

Tüm çalışanlar, MBIS Davranış Kuralları ve rüşvet ve yolsuzlukla mücadeleye ilişkin kurallar doğrultusunda davranmakla yükümlüdür.

Üst düzey yöneticiler, bu Politika metnindeki ilkelerin idaresi altındaki çalışanlar tarafından anlaşılmasını, uygulanmasını ve yaşatılmasını sağlar; olası riskleri ve bunların itibar ve finansal anlamdaki etkilerini değerlendirir ve belirlenen risklerin yönetimi için kontrol mekanizmalarının tesisine ve uygulanmasına ilişkin gerekli tedbirleri alırlar.

Üst düzey yöneticilerin mesajlarında rüşvet ve yolsuzlukla mücadelenin, saydamlığın ve dürüstlüğün MBIS’in ortak değerlerinin bir parçası olduğunu vurgulamaları esastır.

Rüşvet ve yolsuzluk karşıtlığı konusunda bilinçlendirilmesi amacıyla MBIS çalışanlarına ve yöneticilerine eğitimler verilir.

5.3.Tedarik Zinciri

MBIS, anlaşma yapacağı kuruluşları, bayileri, iş ortaklarını ve tedarikçilerini değerlendirmekte, rüşvet veya yolsuzlukla ilgili olumsuz istihbaratı olan kişi ve kuruluşlarla çalışmamaktadır. Bu amaçla MBIS, anlaşma yapacağı kuruluşları, bayileri, iş ortaklarını ve tedarikçilerini müşterilerine en iyi hizmeti sunacak şekilde, MBIS çıkarlarını ön planda tutarak, şeffaflık ve eşitlik ilkelerine uygun yöntemlerle değerlendirir ve seçer.

İhalelere hile, vaat, tehdit, nüfuz kullanma, çıkar sağlama, anlaşma, irtikâp, rüşvet suretiyle veya başka yollarla fesat karıştırdığı tespit edilen firmalar yasaklı firma listesine alınmaktadır.

Yönetim Kurulu Üyeleri, üst düzey yöneticileri ve çalışanları, MBIS’in anlaşma yapması söz konusu olabilecek firmalar ile pazarlık sürecinde MBIS’in olası avantajlarını zayıflatacak kişisel anlaşmalar yapamaz, buna neden olacak faaliyetlere giremez veya finansal işlemler yürütemez.

6.POLİTİKA İHLALLERİ VE YAPTIRIMLAR

İşbu Politika’da yer alan kural ve ilkelere uymakla sorumlu herhangi bir kişi veya kurumun Politika esaslarına aykırı hareket ettiği yönünde görüş ya da şüphe bulunması halinde, söz konusu durum ilgililer tarafından Genel Müdür’e iletilir. Genel Müdür kendisine iletilen konuları MBIS Yönetim Kurulu’na incelenmesi ve karar alınması amacıyla iletir. Çalışan veya şikâyetçi, güvenlik ve benzeri sebeplerle kimliğini gizleyebilir.

Bir rüşvet ya da yolsuzluk olayına katılmayı reddettiği ya da gerçekleşen ya da gelecekte gerçekleşmesi olası bir rüşvet ya da yolsuzluk olayını, bu iddia doğru olsun veya olmasın, iyi niyetli bir şekilde makul şüphe üzerine rapor ettiği için herhangi bir çalışan kötü muameleye (disiplin cezası, işten çıkarılma, tehdit, mobbing vb.) maruz bırakılamaz.

İletişim Bilgileri:

Telefon: +90 (216) 577 51 00

Adres: M.B.İ.S Bilgisayar Otomasyon Danışmanlık ve Eğitim Hizmetleri Sanayi Ticaret A.Ş.

Cevizli Mah. Tugay Yolu Cad. Ofisim İstanbul A Blok No:20 Kat:17 34846 Maltepe / İstanbul

E-posta: uyum@mbis.com.tr

7.DUYURU VE YÜRÜRLÜK

İş bu Politika dokümanı, Türkçe ve İngilizce olarak hazırlanmış olup, MBIS internet sitesinde (www.mbis.com.tr) kamunun erişimine açıktır.

Politika, düzenli aralıklarla gözden geçirilerek gerekli güncellemeler yapılır ve MBIS’in internet sitesinde ilan edilir.

MBIS Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası, Yönetim Kurulu tarafından 24.01.2022 tarihinde onaylanarak yürürlüğe konulmuştur.