TR

MBIS Defter ve Kayıtların Tutulması Politikası

1. AMAÇ VE KAPSAM

İşbu MBIS Defter ve Kayıtların Tutulması Politikası’nın amacı, MBIS’in defter tutma ve muhasebe faaliyetlerini ilgili ulusal ve uluslararası yasal düzenlemelere ve MBIS’in etik değerlerine uygun olarak yönetmek ve düzenlemektir. İşbu MBIS Defter ve Kayıtların Tutulması Politikası MBIS’in her türlü muhasebe, defter tutma, saklama ve ilgili faaliyetlerini kapsamaktadır.  

2. KAYITLARIN TUTULMASI

MBIS, şirket defter ve kayıtlarının tüm yasal standartlara ve MBIS politikalarına uygun olarak düzenlenmesinin iş yapış şeklimizin bütünlüğünü ve dürüstlüğünü yansıttığının bilinciyle, şirket defter ve kayıtlarının tutulmasıyla ilgili tüm yasal gerekliliklere uyar. Bu doğrultuda, tüm işlemlerin tam ve doğru olarak, makul detayları içererek kaydedilmesi ve uygun bir şekilde belgelenmesi gerekmektedir. Kayıtlar, yer aldıkları cihaz fark etmeksizin, hem elektronik hem de basılı materyalleri içermektedir.

MBIS, tüm muhasebe faaliyetlerini, rüşvet ve yolsuzlukla mücadeleye ilişkin ulusal mevzuata ve ABD Yabancı Ülkelerde Yolsuzluk Faaliyetleri Yasası (FCPA) ve Birleşik Krallık Rüşvet Yasası (UKBA) gibi iş ilişkileri dolayısıyla tabi olabileceği uluslararası yasal düzenlemelere uygun olarak yürütmektedir.

MBIS, eksik veya yanlış tutulan kayıtların suiistimal izlenimi yaratabileceğinin, MBIS’in veya yöneticilerinin veya çalışanlarının itibarına zarar verebileceğinin ve hatta dolandırıcılık teşkil edebileceğinin ve para cezaları veya sair cezalarla sonuçlanabileceğinin farkındadır.

MBIS çalışanları, tüm kayıtların ilgili işlemleri doğru bir şekilde yansıtmasını ve bir kaydın hiçbir surette yanlış sınıflandırılmamasını sağlamalıdır. Bu, tüm şirket defterlerinin, kayıtların ve beyanların üçüncü bir tarafın (uygulanabilir olduğu durumda) ilgili taraflarının kimlikleri de dahil olmak üzere işlemin ticari amacını değerlendirebilmesini sağlayacak şekilde yeterli ayrıntıyı içermesi ve doğru şekilde tutulması ve şirket aktifleri üzerindeki tasarrufları ve işlemleri uygun bir şekilde yansıtması gerektiği anlamına gelmektedir. Şirket defter ve kayıtlarına asılsız, yetersiz, yanlış, geç veya zamansız giriş yapmak yasaktır.

İşlemlerin doğru zamanda kayıt altına alınması da aynı derecede önemlidir. Muhasebe ve defter tutma departmanlarında görev alan MBIS çalışanları, defter tutma zamanlarıyla ilgili yasal gerekliliklere uymalı ve tüm muhasebe hesaplarının (satışlar, karlar, varlıklar vb.) doğru zaman diliminde kaydedilmiş olmasını sağlamalıdır. Tüm MBIS çalışanları, çalışmalarıyla ilgili kayıt tutma programlarını gözden geçirmekten ve takip etmekten sorumludur.

Defter tutma ve muhasebe faaliyetlerine ilişkin yasal gerekliliklere ve politikalara olan bağlılığımız, MBIS’in etkileşim içinde olduğu kişilerin kamu görevlileri veya özel kuruluşlar olmasına göre farklılık göstermemektedir.

3. SAKLAMA SÜRESİ

MBIS, yürürlükteki mevzuata uygun olarak iş kayıtları için bir saklama ve imha politikası izlemektedir. Tüm kayıtlar, en az yerel mevzuatın gerektirdiği süre boyunca muhafaza edilir. Uyuşmazlık konusu (dava, tahkim, arabuluculuk vb.) olan veya bir uyuşmazlıkla ilgili olabilecek veri ve kayıtların, MBIS bu işlemler kapsamında bunlara başvurmak veya bu belgeleri mahkemelere veya diğer makamlara sunmak zorunda kalabileceğinden, daha uzun süreler saklanması gerekebilir. Bu bağlamda bir uyuşmazlıktan haberdar olunduğunda, muhasebe ve defter tutma departmanlarındaki MBIS çalışanlarına bilgi verilmeli ve uyuşmazlık konusu ile ilgili tüm kayıtlar buna göre saklanmalıdır.

MBIS iş ortaklarıyla ilgili tüm belgeler saklanmalı ve takip eden yılın ilk takvim gününden itibaren en az on (10) yıl süreyle imha edilmemelidir. MBIS iş ortaklarının belgeleri ve kayıtları şunları kapsayabilir:

  • [Teklif Talepleri]
  • [Satın Alma Siparişleri]
  • [Anlaşmalar/Sözleşmeler]
  • [Anlaşmaların Zeyilnameleri ve Ekleri]
  • [E-posta yazışmaları]
  • [Masraflar]
  • [Uygun olduğu durumda onaya ilişkin kanıt]
  • [Ödeme makbuzları]
  • [Teslimat makbuzları]
  • [Video kayıtları]
  • [Sabit sürücü veya elektronik disk]

4. POLİTİKA İHLALLERİ VE YAPTIRIMLAR

İşbu Politika’da yer alan kural ve ilkelere uymakla yükümlü herhangi bir kişi veya kurumun Politika esaslarına aykırı hareket ettiği yönünde görüş ya da şüphe bulunması halinde, söz konusu durum ilgililer tarafından Etik ve Uyum Sorumlusuna iletilir. Etik ve Uyum Sorumlusu, kendisine iletilen konuları MBİS Etik Kurulu’na incelenmesi ve karar alınması amacıyla iletir. Çalışan veya şikâyetçi, güvenlik ve benzeri sebeplerle kimliğini gizleyebilir.

Bir rüşvet ya da yolsuzluk olayına katılmayı reddettiği ya da gerçekleşen ya da gelecekte gerçekleşmesi olası bir rüşvet ya da yolsuzluk olayını, bu iddia doğru olsun veya olmasın, iyi niyetli bir şekilde makul şüphe üzerine rapor ettiği için herhangi bir çalışan kötü muameleye (disiplin cezası, işten çıkarılma, tehdit, mobbing vb.) maruz bırakılamaz.

İletişim Bilgileri:

M.B.I.S İhbar ve Uyum Hattı: +90 (850) 260 08 18

Adres: M.B.I.S Bilgisayar Otomasyon Danışmanlık ve Eğitim Hizmetleri Sanayi Ticaret A.Ş.

Cevizli Mah. Tugay Yolu Cad. Ofisim İstanbul A Blok No:20 Kat:17 34846 Maltepe / İstanbul

E-posta: uyum@MBIS.com.tr

5. DUYURU VE YÜRÜRLÜK

İş bu Politika dokümanı, Türkçe ve İngilizce olarak hazırlanmış olup, MBIS internet sitesinde (www.mbis.com.tr) kamunun erişimine açıktır.

Politika, düzenli aralıklarla gözden geçirilerek gerekli güncellemeler yapılır ve MBIS’in internet sitesinde ilan edilir.

MBIS’in Defter ve Kayıtlarının Tutulması Politikası, Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış ve 09.09.2022 tarihinde yürürlüğe girmiştir.