MBİS Davranış Kuralları Politikası

1.AMAÇ VE KAPSAM

MBİS, tüm faaliyetlerini güven esasına dayalı olarak uygulanacak mevzuata tam bir uyum içerisinde sürdürmektedir. MBİS hissedarları ve Yönetim Kurulu başta olmak üzere tüm çalışanlarımız, İş Ortaklarımız ve ticari faaliyetlerimiz kapsamında etkileşim içinde olduğumuz tüm taraflar, MBİS’in güvene, hukuka ve etik standartlara uygun olarak faaliyet göstermesini beklemekte; MBİS tüm faaliyetlerini bu esaslara dayandırmaktadır. MBİS Davranış Kuralları bağlı olduğumuz değerleri ifade etmekte olup tüm çalışanlarımız ve İş Ortaklarımız nezdinde açık ve yalın şekilde bu konudaki yaklaşımımızı göstermektedir.

MBİS Davranış Kuralları faaliyetlerimiz sırasında karşılaşabileceğimiz her bir duruma yanıt vermeyebilir. Böyle durumlarda MBİS’in temel ilkeleri ve MBİS Davranış Kuralları’nda yer alan genel prensipler doğrultusunda duruma en uygun davranışın sergilenmesi gerekmektedir. Bu gibi durumlarda bir üst yöneticinizle, Etik ve Uyum Sorumlusu’yla veya MBİS Etik Hattı’yla iletişime geçebilirsiniz.

2.TANIMLAR VE KISALTMALAR

MBİS:M.B.İ.S Bilgisayar Otomasyon Danışmanlık ve Eğitim Hizmetleri Sanayi Ticaret A.Ş.

İş Ortağı:Tedarikçi, yüklenici, alt yüklenici, danışman, acente, vekil, aracı ve temsilci dâhil olmak üzere MBİS adına veya hesabına herhangi bir ticari faaliyette bulunan, MBİS’e hizmet veya ürün sunan tüm gerçek ve tüzel kişilerdir.

Davranış Kuralları:MBİS Davranış Kuralları

3. TEMEL İLKELER

MBİS, doğruluk, dürüstlük, şeffaflık, saygınlık, insan haklarına saygı ve hesap verilebilirlik esasları çerçevesinde büyük bir azimle mükemmeliyetçi şekilde faaliyet göstermektedir. MBİS kültürü, büyüme ve müşteri odaklı, çeşitlilik ve kapsayıcılığı gözetme ve farklılık yaratmayı amaçlamaktadır.

3.1. DÜRÜST, SAYGIN VE İNSAN HAKLARINA SAYGILI İŞ ORTAMI

MBİS olarak başarı ve itibarımız, çalışma arkadaşlarımız ve diğer paydaşlarımızla oluşturduğumuz karşılıklı saygı, kapsayıcılık ve dayanışma ortamı üzerinde yükselmektedir. Çalışma arkadaşlarımızı liyakat esasına göre belirlemekteyiz; yaşı, geçmişi, rengi, dili, ırkı, dini, cinsiyeti, cinsel yönelimi, medeni hali veya herhangi diğer durumu nedeniyle kimseye ayrımcılık yapmamaktayız. Şirketimizde ayrımcı bir dil kullanılmasını de kabul edilmemektedir.

Şirketimizin güvenli çalışma ortamını sürdürmek temel hedeflerimizden biridir. Bu nedenle, sözlü veya fiziksel her ne şekilde olursa olsun tacizin hiçbir türüne müsamaha gösterilmemektedir. İstenmeyen, kişiyi rahatsız edici davranışlara, aşağılayıcı, küçük

düşürücü veya intikamcı bir çalışma ortamına karşı gerekli hassasiyete sahibiz ve önleyici tüm tedbirleri alıyoruz. Biliyoruz ki, bu tip eylemlere maruz kalanların görevi, cinsiyeti, kıdemi veya kimliği şirketimiz için fark etmez; böylesine bir eylem, başka her türlü unsurdan bağımsız olarak önlenmelidir.

Birlikte çalışma ve çalışma arkadaşlarımızın dayanışması, çalışma ortamımızın huzuru ve iş kalitemizin sürdürülebilirliği açısından değerlidir. Mobbing veya yıldırma, zorbalık, sataşma, tehdit, bezdirme gibi eylemlere hangi görevde veya kıdemde olursa olsun şirketimiz mensuplarının maruz kalması kabul edilemez. Bu nedenle, yetenekli, yaratıcı, dürüst ve güvenilir çalışma arkadaşlarımızın sürekli gelişmelerine imkân tanıyan, destekleyici iletişim tarzına dayalı ve farklı görüşlere karşı alternatif yaklaşım geliştirebilen bir çalışma ortamını sürdürmek temel yaklaşımımızdır. Herhangi bir şekilde ayrımcılık, taciz veya mobbing gibi eylemlere maruz kalan veya böylesine bir durumdan haberdar olan kişilerin aşağıda belirtilen raporlama ve ihbar yoluna başvurmalarını teşvik etmekteyiz.

3.2. SAĞLIKLI VE GÜVENLİ BİR İŞ ORTAMI

Şirketimiz, çalışma arkadaşlarımızın işyerinde güvenli ve herhangi bir zarar görme ihtimalinden uzak şekilde çalışabilmelerine olanak sağlamak amacıyla İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve İş Kanunu başta olmak üzere ilgili mevzuat uyarınca gerekli tüm önlemleri almaktadır. Çalışma arkadaşlarımızın sağlık ve güvenliğinin temini, Şirketimiz için her şeyden önde gelmektedir.

Çalışma arkadaşlarımızın kendilerinin ve işyeri ortamının sağlık ve güvenliği açısından mevzuatın ve Şirketimizin belirlediği çalışma şartlarına uymaları beklenmektedir. İşçi sağlığı ve güvenliğiyle ilgili herhangi bir uyumsuzluğa veya eksikliğe şahit olan veya bundan haberdar olan kişilerin bu durumu doğrudan ilgili yetkililere veya yukarıda belirtilen raporlama ve ihbar süreçlerini kullanarak derhal bildirmeleri gerekmektedir.

3.3. ÇEVREYE VE TOPLUMA KARŞI SORUMLULUĞUMUZ

Şirketimiz, gelecek nesiller için dünyamızı sürdürülebilir kılmanın bir zorunluluk olduğuna ve korumak istiyorsak, çevremize karşı sorumlu davranmamız gerektiğine inanmaktadır. Her geçen gün çevreye karşı sorumluluk anlayış ve yaklaşımımızı geliştirmekte, işyerimizde her türlü kaynağı tasarruf bilinciyle tüketerek çevre ayak izimizi en aza indirmeye gayret gösteriyoruz. Toplumsal sorumluluk bilinciyle, kaynaklarımızın ihtiyaç sahipleriyle paylaşılması konusunda azami hassasiyetle hareket ediyoruz.

4. İŞ YAPIŞ ŞEKLİMİZ

4.1. ÜÇÜNCÜ KİŞİLERLE İLİŞKİLER

4.1.1. Kamu kurumları ve görevlileri

Şirketimiz ticari ilişkilerinde kamu kurumları ve/veya bu kamu kurumlarıyla irtibatlı kişilerle muhatap olmaktadır. Bu ilişkilerin yürütülmesi safhalarında bilhassa MBİS Rüşvet ve

Yolsuzlukla Mücadele ve Çıkar Çatışması Politikalarına uyum önem kazanmaktadır. MBİS rüşvet ve yolsuzluğa karşı sıfır tolerans prensibini benimsemekte, tüm faaliyetlerini çıkar çatışmasından ari olarak yürütmektedir. Çalışma arkadaşlarımız başta olmak üzere tüm paydaşların bu temel ilkelere ve MBİS politikalarında belirtilen tüm hususlara söz konusu ilişkiler bakımından özen göstermesi beklenmektedir.

4.1.2. İş Ortakları

Şirketimizin ihtiyaçlarının temini için tedarikçi tercihlerinde şirketimizin çıkarlarının en üst seviyede korunarak hareket edilmesi gerekmektedir. Bu nedenle, hizmetlerimizin veya ürünlerimizin kalitesini olumsuz etkilemeyecek en doğru tercihlerin aynı zamanda en az maliyetli seçenekler ile birleştirilmesi temel beklentimizdir. Çalışma arkadaşlarımızın gerekli saha çalışmasını ve alternatifleri araştırdıktan sonra yöneticilerinin bilgisi kapsamında ve şirket için onay mekanizmalarını yürüterek tedarikçi seçiminde nihai kararı verdikleri kabul edilmektedir. Bu hususta İş Ortağı Davranış Kuralları, Çıkar Çatışması Politikası ve Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasına uyum konusunda özen gösterilmesi beklenmektedir.

4.1.3. Müşteriler

Şirketimiz yüksek kalite ürünleri ve müşterilerinin meşru beklentilerini karşılamak amacıyla tüm gayreti göstermektedir. Çalışma arkadaşlarımızın bu amaç uğruna müşteriler nezdinde profesyonel davranmaktan ödün vermeden samimi bir tutum sergilemeleri gerekmektedir. Müşterilere ait kişisel ve ticari bilgilerin herhangi bir şekilde ifşa edilmesini önleyerek gizliliği ön planda tutan bir anlayışla hareket etmeleri beklenmektedir.

Şirketimizin bütün müşterileri aynı derecede önemlidir ve şirketimizin tüm müşterilerine en yüksek kalitede hizmeti götürmesi esastır. Çalışanlarımızın hiçbir müşterimize eksik ve/veya hatalı bilgi vermemesi temel prensiplerimizden biridir.

Müşterilerle ilişkilerde her zaman MBİS Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele ve Çıkar Çatışması Politikalarına azami özen gösterilmesi şarttır.

4.1.4. Diğer Taraflar

Faaliyetlerimiz kapsamında muhatap olacağımız, yukarıdakiler dışındaki herhangi bir üçüncü taraf ile ilişkilerin yürütülmesi sırasında MBİS politikaları altında izah edilen ve durumun özellikleri gereği dikkat edilmesi beklenen veya şifahen bildirilen hususların gözetilmesi gerekmektedir.

4.2. REKABET KURALLARINA UYUM

4054 sayılı Rekabetin Korunması Hakkında Kanun (“Rekabet Kanunu”) uyarınca; belirli bir mal veya hizmet piyasasında doğrudan veya dolaylı olarak rekabeti engelleme, bozma ya da kısıtlama amacını taşıyan veya bu etkiyi doğuran yahut doğurabilecek nitelikte olan teşebbüsler arası anlaşmalar, uyumlu eylemler ve teşebbüs birliklerinin bu tür karar ve eylemleri hukuka aykırı ve yasaktır.

Şirketimizin rekabetin korunması konusundaki yaklaşımı rekabet mevzuatına uygun ve adil şekilde rekabet etmek ve Rekabet Kanunu’na aykırı olabilecek ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu kapsamında haksız rekabet oluşturabilecek durumlardan kaçınmaktır. Bu çerçevede fiyat, üretim, dağıtım gibi tüm ticari stratejilerimizi kendi araştırmalarımıza ve kamuya açık bilgilere dayalı olarak bağımsız şekilde belirlemeliyiz.

Rekabet Kanunu’nun ihlali veya haksız rekabet teşkil eden eylemler Şirketimizi ve ihlali veya eylemi gerçekleştiren bireylerin kariyerlerini olumsuz etkiler. Bu nedenle rekabete aykırı veya haksız rekabet teşkil eden davranışlara örnek olarak gösterdiğimiz;

  • Rakiplerle, müşteri veya tedarikçilerimizin bilgileri başta olmak üzere, ticari bilgilerin paylaşılması,
  • Rakiplerin kamuya açık olmayan bilgilerinin kişisel ilişkiler vasıtasıyla edinilmesi veya kullanılması,
  • Rakiplerle anlaşarak belirli ürünlerin fiyat ve diğer satış koşullarının belirlenmesi; müşterilerin, bölgelerin, tedarikçilerin ürünlerin paylaşılması, ihale süreçlerinde önceden belirlenmiş şekilde davranılması,
  • Rakiplerin ürünleri veya hizmetleri hakkında somut verilere dayanmayan abartılı veya yorum içeren beyanlarda bulunulması

gibi davranışlardan kaçınmanız ve tereddüt duyduğunuz her durumu en kısa zamanda yöneticiniz veya Etik ve Uyum Sorumlusu ile paylaşmanız gerekmektedir.

4.3. GİZLİ BİLGİLERİN KORUNMASI

Müşterilerimiz, diğer paydaşlarımız ve şirketimizle ilgili bazı bilgiler gizli kabul edilir. Bu sayede, gerek şirketimizin süregelen birikiminin korunması gerekse müşterilerimiz ve paydaşlarımızın güven içerisinde bizimle çalışması anlamlı hale gelmektedir. Bu nedenle, çalışma arkadaşlarımızın şirketimizle ilgili doğrudan veya dolaylı olarak vakıf olduğu gizli bilgilerin korunması için azami dikkat ve özeni göstermeleri ve bu bilgileri üçüncü kişilerle paylaşmamaları gerekmektedir. 

Şirketimiz gerek kendi ürettiği ürünlere ilişkin gerekse müşterileriyle olan ticari ilişkileri neticesinde sahip olduğu bilgileri gizli addetmekte ve bunlara gizlilik derecesi atfetmektedir.

Ticari sır ve bu kapsamda müşteri sırrı, Türk Ceza Kanunu’nda tarif edilen şekilde yorumlanmaktadır. Buna göre sıfat veya görevi, meslek veya sanatı gereği vakıf olduğu ticari sır, bankacılık sırrı veya müşteri sırrı niteliğindeki bilgi veya belgeleri yetkisiz kişilere vermek veya ifşa etmek suçtur. Sanayii uygulamaları, bilimsel keşif ve buluşlar da bu kapsamdadır.

Şirketimizin faaliyet alanı ile ilgili olup sadece belirli sayıdaki çalışma arkadaşımızın bildiği ve üçüncü kişilerce öğrenilmesi durumunda zarar görebileceğimiz her türlü finansal bilgiler, araştırma-geliştirme çalışmalarımız, şirketimiz tarafından veya şirketimiz için geliştirilmiş veya lisansı alınmış tüm yazılımlar, üretim, ürün geliştirme, pazarlama ve satış politikalarımız ve planlarımız, vb. bilgiler ticari sır kabul edilecektir. Aynı yönde, müşterilerimiz ve diğer paydaşlarımıza ilişkin kişisel, ekonomik vb. bilgi ve belgeler de sır teşkil eder. 

Gizli bilgi ve ticari sırlarımızın korunması için faaliyetlerimiz sırasında aşağıda vermekte olduğumuz örneklerle sınırlı olmamak kaydıyla durumun gerekliliklerine uygun ve her zaman tedbirli davranılmalı, gerekli önlemler alınmalıdır.

  • Nelerin gizli bilgi olduğu konusunda farkındalık sahibi olunmalıdır,
  • Müşteriler de dâhil olmak üzere, üçüncü kişilerle olan iletişimlerde verilecek bilgiler önceden değerlendirmeli ve tereddüt duyulan konularda birim yöneticisine başvurulmalıdır,
  • Mevzuat gereğince zorunlu olmayan hiçbir bilgi ifşa edilmemelidir,
  • Gizli bilgilerin korunması için gerekli önlemler alınmalı ve bu bilgilere erişimi sağlayan parola, şifre veya kod ile bunlara ulaşmakta kullanılan bilgisayar, cep telefonu ve sair araçların şifreleri yetkili kişiler ve kullanıcıları dışında kimseyle paylaşılmamalı, bunların güvenliğinden her zaman emin olunmalıdır,
  • Kamuya açık yerlerde konuşurken dikkatli olunmalı ve gizli bilgilerin ifşası sonucunu doğurabilecek sohbetlerden kaçınılmalıdır.

4.4. KAYITLARIN TUTULMASI

Ticari veya finansal kayıtların doğru ve eksiksiz tutulması MBİS’in yasal sorumlulukları kapsamında zorunludur. Aksi bir durumun, ilgili işlem tümüyle mevzuata uygun dahi olsa, mevzuata aykırılık izlenimi yaratabileceği, MBİS’in itibarına ve güvenilirliğine olumsuz etkide bulunabileceği unutulmamalıdır. Bu kapsamda MBİS tüm çalışan ve paydaşlarından ticari ve finansal kayıtların doğru ve eksiksiz tutulması için yapılan her bir işlemle ilgili kaydın özenli, yerleşik uygulamalara ve olayın özelliklerin uygun, zamanında, eksiksiz şekilde tamamlamasını ve bunun sağlanması için kayıtları tutmakla sorumlu kişilere yardımcı olmasını beklemektedir.

5. ETİK VE UYUM YÖNETİMİ

MBİS Davranış Kuralları’nın benimsenmesi kadar takibi, sürekli uyumun sağlanması ve ihlallerin bildirilerek incelenip sonuçlandırılması da önemlidir. MBİS etik ve uyum yönetimi, MBİS Etik Kurulu idaresinde temelde Etik ve Uyum Sorumlusu tarafından gerçekleştirilmektedir.

Etik Kurulu, MBİS’in çeşitli departman ve müteşekkil bir heyet şeklinde görev yapmaktadır.  Etik Kurulu, MBİS Yönetim Kurulu tarafından verilebilecek diğer görevler haricinde, Etik ve Uyum Sorumlusu tarafından aksettirilen ve Etik Kurulu kararını gerektirdiği düşünülen inceleme ve değerlendirmeleri yapmakla görevlidir. Bunun dışında Etik Kurulu’nun MBİS politika ve ilkelerinin incelenmesi, değiştirilmesi ve bu konularda MBİS içerisinde eğitim ve farkındalık çalışmalarının yapılması gibi konularda toplanması da mümkündür.

Etik Kurulu’nun çalışmaları, düzenli şekilde MBİS Yönetim Kuruluna raporlanır.

6. DİLE GETİRME (SPEAK UP) KÜLTÜRÜ

6.1. Konuşma ve bildirme kültürüne niçin önem veriyoruz?

İlke ve politikalarımıza, yönetmelik ve diğer kurallara, mevzuata uyumlu davranmak hepimizin sorumluluğudur. Bu sorumluluğun yerine getirilmemesi, karşılıklı saygı ve güvene dayanan huzurlu bir çalışma ortamı oluşturmamıza, bu ortamı korumamıza ve gerek müşterek gerekse

bireysel hedeflerimize ulaşmamıza engel teşkil eder. Bu nedenle karşılaştığımız veya şüphelendiğimiz mevzuat ve etik ihlalleri en kısa süre içinde yetkililere bildirmek her birimizin görevidir.

İlkelerimizi, politikalarımızı veya mevzuatı ihlal eden, ihlal edilmesini isteyen, karşılaştığı veya dâhil olduğu bir ihlali bildirmeyen, gizleyen, delillerini karartan ve yapılan bir iç soruşturmada işbirliği yapmayı reddeden çalışma arkadaşlarımız hakkında disiplin hükümleri uygulanacaktır.

6.2. Nasıl bildirebilirsiniz?

İhlale ilişkin bildirimi öncelikle bir üst yöneticinize yapabilirsiniz. Konuyu yöneticinizle paylaşmak konusunda kaygılarınız varsa veya yöneticinizin kendisine bildirdiğiniz konuyla ilgilenmediğini düşünüyorsanız aşağıdakilerden dilediğiniz herhangi birine bildirimde bulunabilirsiniz.

  • Etik ve Uyum Sorumlusu: Aytaç Demir
  • Bildirim E-posta: uyum@mbis.com.tr
  • Anonim Bildirim Formu (Linke tıklayabilir ya da alttaki QR kodu tarayabilirsiniz):

https://forms.office.com/r/yVCTWghhYd

Bildirimlerinizde kimlik bilgilerinizi paylaşmak zorunda değilsiniz; ancak ihlal iddiasıyla ilgili mümkün olduğunca fazla bilgi vermeniz ve ihlal teşkil ettiğini düşündüğünüz eylem veya olayları net bir şekilde anlatmanız ve -varsa- elinizdeki belgelerin birer örneğini iletmeniz gerekmektedir. Özellikle kimliğinizi gizli tutarak yaptığınız bildirimlerde iç denetim ve/veya soruşturmanın etkin şekilde yapılabilmesi için mümkün olduğunca fazla bilgi vermeniz özel önem taşımaktadır.

İhlal teşkil edip etmediğinden emin olmadığınız bir durumla karşılaşmanız halinde bunu danışmak amacıyla Etik ve Uyum Sorumlusu ile irtibata geçebilirsiniz.

6.3. Bildiriminiz Nasıl Ele Alınır?

İhlal iddiaları, bildirimlerinizde verdiğiniz bilgiler ışığında değerlendirilir ve iç soruşturma başlatılıp başlatılmayacağına karar verilir. İç soruşturmalar, etik ilkelerimize, hukuka uygun ve insan haklarına dayalı bir biçimde, mümkün olan en kısa sürede sonuçlandırılır; ancak her bir iç soruşturmanın süresi ve kapsamı somut olayın özelliklerine bağlıdır. Soruşturma tamamlandığında, Şirket kuralları ve mevzuat hükümleri gereği gerekli eylemler belirlenecek ve uygulanacaktır.

Kimliğiniz ve verdiğiniz bilgiler yasal zorunluluklar haricinde veya etkin bir iç soruşturma yapılabilmesi için elzem olmadığı sürece gizli tutulacaktır.

6.4. Bildirimleriniz sebebiyle misilleme yapılamaz

İyi niyetle, karşılaştığı veya şüphelendiği bir konuda bildirimde bulunanlara karşı misilleme yapılması yasaktır. Diğer bir deyişle, kimseye dürüst ve iyi niyetli şekilde kaygısını dile getirdiği için kötü muamelede bulunulamaz, yaptırım uygulanamaz. Bu yasak, bildirimde bulunmamış olmakla birlikte yapılan soruşturmaya dürüst biçimde katkı sağlayan paydaşları da korumaktadır.

Yaptığınız bir bildirim nedeniyle misillemeye uğradığınızı düşünüyorsanız veya başka bir çalışma arkadaşınızın böyle bir misillemeye maruz kaldığını görüyor veya bundan şüpheleniyorsanız, durumu yukarıda belirtilen kanallardan biri vasıtasıyla en kısa sürede bildirmeniz gerekmektedir. Şirketimizde misillemeye müsamaha gösterilmez. Misilleme yapan çalışanlar hakkında disiplin hükümleri uygulanır.

7. DUYURU VE YÜRÜRLÜK

İş bu Kurallar dokümanı, Türkçe ve İngilizce olarak hazırlanmış olup, MBİS internet sitesinde (www.mbis.com.tr) kamunun erişimine açıktır.

Kurallar, düzenli aralıklarla gözden geçirilerek gerekli güncellemeler yapılır ve MBİS’in internet sitesinde ilan edilir.

MBİS Davranış Kuralları, Yönetim Kurulu tarafından [24.01.2022] tarihinde onaylanarak yürürlüğe konulmuştur.

İletişim Bilgileri:

Telefon: +90 (216) 577 51 00

Adres: M.B.İ.S Bilgisayar Otomasyon Danışmanlık ve Eğitim Hizmetleri Sanayi Ticaret A.Ş.

Cevizli Mah. Tugay Yolu Cad. Ofisim İstanbul A Blok No:20 Kat:17 34846 Maltepe / İstanbul

E-posta: uyum@mbis.com.tr