MBİS Çıkar Çatışması Politikası

1.AMAÇ

Bu MBİS Çıkar Çatışması Politikası’nın (“Politika”) amacı, çıkar çatışması oluşturan veya oluşturduğu izlenimi yaratabilecek durumların tespit edilmesini ve yönetilmesini sağlamak ve bunun için gerekli önlemleri almaktır.

2. KAPSAM

İşbu Politika, başta MBİS hissedarlarını, Yönetim Kurulu Üyeleri ve üst düzey yöneticileri dâhil olmak üzere tüm MBİS çalışanlarını, MBİS’e hizmet veren alt yüklenici/tedarikçi firmaları, MBİS’e danışmanlık ve denetim hizmeti veren şirketleri ve bunlarla sınırlı kalmaksızın MBİS’in ticari ilişki içerisinde olduğu diğer tüm menfaat sahiplerini kapsamaktadır.

3.TANIMLAR VE KISALTMALAR

MBİS: M.B.İ.S Bilgisayar Otomasyon Danışmanlık ve Eğitim Hizmetleri Sanayi Ticaret A.Ş.’yi;

Çıkar Çatışması: En geniş ifadesiyle, kişinin finansal veya diğer türlü çıkarlarının, görevinin ifasıyla ilgili olarak ticari kararlarına veya faaliyetlerine etki etmesi veya böyle bir ihtimalin bulunması durumunu; ve

Politika:MBİS Çıkar Çatışması Politikası’nı ifade etmektedir.

4. TEMEL İLKELER

MBİS, herhangi bir çıkar çatışmasından ari olarak faaliyet göstermekte ve bu durumun devamı için elinden gelen gayreti göstermektedir. Bu kapsamda, MBİS pay sahipleri, Yönetim Kurulu Üyeleri ve üst düzey yöneticileri dâhil tüm MBİS çalışanları, çıkar çatışmasını önlemek, işe alım sürecinden itibaren tüm muhtemel çıkar çatışmalarını doğrudan bildirmekle sorumludur.

5.ÇIKAR ÇATIŞMASI ÖRNEKLERİ

Çıkar çatışması birçok şekilde oluşabilir. Bunlara örnek olarak aile, arkadaşlık ve romantik/ duygusal ilişkiler, şahsi finansal çıkarlar, MBİS’in iş fırsatları, kişinin iş dışı ticari faaliyetleri, kamu hizmeti veya kamu kurumları ile ilgili ilişkiler, bağış veya yardımlar, konuşma, sempozyum vb. etkinliklerden kaynaklı durumlar olmak üzere birçok durum sıralanabilir.

Bazı çıkar çatışması örnekleri şu şekildedir:

  • MBİS tarafından yapılacak satın alma veya hizmetleri yahut MBİS’in sağladığı hizmetleri  bir arkadaş, tanıdık veya aile üyesine şahsi ilişkiler nedeniyle vermek veya verilmesini sağlamak
  • Pay sahibi olunan veya akrabalık, arkadaşlık ilişkisi veya benzeri bir şekilde çıkar bağlantısı bulunan bir işletmeden, bu çıkar bağlantısı sebebiyle ürün veya hizmet almak veya bu kişilere aynı sebeple MBİS hizmetlerini sağlamak
  • Aile, yakın arkadaş veya partneri olunan kişinin bir kamu görevlisi, siyasi nüfuz sahibi bir kimse veya böyle bir kimsenin yakın aile üyesi olduğunu bildirmemek
  • Hâlihazırda MBİS nezdinde çalışırken MBİS’in rakibi olan bir şirket için iş yapmak veya bu rakip şirkette çalışmak
  • Çalışanın aile üyesi, yakın arkadaş veya romantik/duygusal ilişki içerisinde bulunduğu bir kişinin rakip şirkette veya MBİS’in müşterilerinden veya iş ortaklarından birinin bünyesinde çalıştığını bildirmemek
  • MBİS’in işe alacağı bir aday ile akrabalık, arkadaşlık vb. bağının bulunduğunu açıklamamak
  • MBİS bünyesinde alt-üst ilişkisi içerisinde bulunan kişiler arasında akrabalık, yakın arkadaşlık veya romantik/duygusal ilişki olduğunu bildirmemek
  • Alt kıdemde bulunan kişinin, arkadaş veya aile üyesi ya da benzer başka kişisel ilişkisinin olması ya da bu ilişki sebebiyle iş ile ilgili hatalarını görmezden gelmek
  • MBİS’in yapacağı iş ve faaliyetler hakkında bilgi edinip bu fırsatlar üzerinden kazanç sağlamak veya bu fırsatlara doğrudan veya dolaylı olarak yönelmek
  • MBİS’in muhtemel zayıf veya dezavantajlı yönleri hakkında yazılı veya görsel medya aracılığıyla beyanda bulunmak veya bu konuda halka açık konuşma yapmak

6. ÇIKAR ÇATIŞMASINA YAKLAŞIM

Açıklanan örnekler ve bunlarla sınırlı olmaksızın benzeri tüm durumlar çıkar çatışması olarak görülmeli ve engellenmelidir.

Çıkar çatışması olan, çıkar çatışması olduğu düşünülen veya çıkar çatışması oluşması muhtemel durumlardan haberdar olunması halinde, bu durum gecikmeksizin Etik ve Uyum Sorumlusuna bildirilmelidir.

Eğer çıkar çatışması olan veya çıkar çatışması oluşması muhtemel bir duruma ilişkin olarak istisna talep ediliyorsa -yani bu duruma izin verilmesi isteniyorsa-, bu durum onay için yazılı olarak Uyum Sorumlusu’na bildirilir. Bu yazılı onay talebi, aşağıdaki bilgileri içermelidir:

  • Onayı talep eden kişinin ismi, departmanı
  • Onay talep edilen konu hakkında bilgi
  • Tespit edilen veya muhtemel çıkar çatışmasının tanımlanması
  • Çıkar çatışmasına konu iş, işlemin veya durumun tahmini süresi

Yazılı onay talepleri Etik ve Uyum Sorumlusu tarafından değerlendirilecektir. Etik ve Uyum Sorumlusu gerekli gördüğü takdirde karar için Etik Kurulu’nun görüşünü alabilir. Etik ve Uyum Sorumlusu, gerekli olduğu takdirde, değerlendirme sonuçlandırılıncaya kadar uygulanması gereken önlemler konusunda bildirimde bulunan kişiyi ve halin icabına göre diğer ilgili kişileri bilgilendirilecektir.

Etik ve Uyum Sorumlusunun değerlendirdiği talepler ve neticeleri Etik Kurulu’na ve Etik Kurulu tarafından gerekli görülmesi halinde en yakın toplantısına yetişecek şekilde yazılı olarak Yönetim Kuruluna raporlanır.

Yukarıda belirtildiği şekilde yapılacak bir talebin kabul edilmemesi halinde, MBİS’in çıkarlarına halel getirmeksizin ilgili çıkar çatışmasının sonlandırılması veya önlenmesi için MBİS elinden gelen gayreti gösterecektir. Her halükarda, uygulanacak hukukun gereklilikleri esas alınacaktır.

Çıkar çatışmasına ilişkin süreçler aksi bildirilmedikçe veya yasal bir zorunluluk aksini gerekli kılmadıkça gizli olarak yürütülür. Bu minvalde, çıkar çatışmasına ilişkin bildirimler, bildirimin iletildiği kişilerle bu durumu değerlendirmekle sorumlu kişiler hariç olmak üzere anonim olarak tutulur.

7. İHLAL

Bu Politika’nın ihlal edilmesi halinde, ilgili çalışan disiplin yaptırımına tabi tutulabilir veya iş sözleşmesi feshedilebilir. Gizliliğin ihlali başlı başına bir ihlal olarak değerlendirilecektir.

Söz konusu çıkar çatışmasının iyi niyetle bildirilmesi, sonuçta herhangi bir çıkar çatışması tespit edilmemiş olsa bile, bildirimi yapan kişi aleyhine herhangi bir şekilde kullanılamaz.

8. DUYURU VE YÜRÜRLÜK

İş bu Politika dokümanı, Türkçe ve İngilizce olarak hazırlanmış olup, MBİS internet sitesinde (www.mbis.com.tr) kamunun erişimine açıktır.

Politika, düzenli aralıklarla gözden geçirilerek gerekli güncellemeler yapılır ve MBİS’in internet sitesinde ilan edilir.

MBİS Çıkar Çatışması Politikası, Yönetim Kurulu tarafından 24.01.2022 tarihinde onaylanarak yürürlüğe konulmuştur.

İletişim Bilgileri:

Telefon: +90 (216) 577 51 00

Adres: M.B.İ.S Bilgisayar Otomasyon Danışmanlık ve Eğitim Hizmetleri Sanayi Ticaret A.Ş.

Cevizli Mah. Tugay Yolu Cad. Ofisim İstanbul A Blok No:20 Kat:17 34846 Maltepe / İstanbul

E-posta: uyum@mbis.com.tr

Etik ve Uyum Sorumlusu:

İsim- Soyad: Aytaç Demir

Telefon: +90 532 205 03 60

E-posta: aytac.demir@mbis.com.tr