İş Gücünün Geleceği: Robotik Süreç Otomasyonu

İçindekiler:

RPA Nasıl Çalışır?

RPA Nedir, Ne Değildir?

Geçmişten Bugüne RPA.

RPA ile Ne Tarz İş Süreçleri Otomatikleştirilebilir?

RPA’nın Kullanılabileceği İş Alanları

RPA, İşletmenize Ne Sunuyor?

Hız

Doğruluk

Verimlilik

Süreklilik

Çalışan/Müşteri Memnuniyeti

RPA ile İş Gücünün Geleceğine Hazırlanın

Dünya Ekonomik Forumu’nun iş dünyasının geleceğine ilişkin araştırması, bugün toplam işlerin yaklaşık %71’inin insanlar, %29’unun ise makineler tarafından gerçekleştirildiğini gösteriyor. Ancak dijitalleşmenin ve yeni teknolojilerin hız kesmeyen yükselişiyle birlikte yakın gelecekte bildiğimiz dengelerin epey değiştiğini göreceğiz. Zira yakın gelecekte, insanlar tarafından gerçekleştirilen görevlerin oranı %58’e, makineler tarafından gerçekleştirilenlerse %42’ye doğru kayacak.

Peki bu iş dünyası için ne anlama geliyor? İş dünyasındaki tüm ezberleri bozacak Robotik Süreç Operasyonu (RPA) hakkında yeterince bilgiye sahip misiniz?

RPA Nasıl Çalışır?

Robotik Süreç Otomasyonu (RPA), tekrarlayan, öngörülebilir ve kural tabanlı işlemlerde insanları taklit ederek süreci otomatikleştirmeyi ve standartlaştırmayı amaçlayan yenilikçi bir teknoloji.

Bu bağlamda “taklit” eylemi, hedeflenen süreç kapsamında çalışanın gerçekleştirdiği işlemlerin robota öğretilmesini ifade ediyor. Peki RPA hakkında endişelenmeli miyiz?

RPA Nedir, Ne Değildir?

Robot ya da makinelerin işleri üstleneceğine dair veriler ışığında kimi zaman yerimizi alacağından endişe duyduğumuz bu “robot”, aslında yaratıcılık ve düşünme gücü gerektirmeyen işlerde bizlere yardım eden bir asistan. Diğer bir deyişle, RPA’i otomatikleştirilmek istenen süreci bilgisayar üzerinde yürüten yazılımsal bir çalışan ya da kritik süreçleri düzene sokmanın hızlı ve kolay yolu olarak düşünebiliriz.

Dolayısıyla RPA, aslında monoton işlerimizi üstümüzden alarak bize katma değeri daha yüksek işlere odaklanma fırsatı veriyor. Forbes tarafından 2019 yılında düzenlenen bir anket sonucu da bunu doğruluyor: Çalışanların %92’si, RPA uygulamaları sonucunda işlerinden daha çok keyif alıyor.

Bu durum MBIS olarak bizzat da deneyimlediğimiz bir süreç oldu, zira RPA ile personele yapılan raporlamayı 2 günden 2 dakikaya indirdik.

Şimdi daha yakından bakalım:

Geçmişten Bugüne RPA

Otomasyona geçişin ilk adımları 1960’larda atılmış olsa da, “robotik süreç otomasyonu” teriminin hayatımıza girişi 2000’li yılların başlarına dayanıyor. Otomasyonu kısaca insan ile makine arasındaki iş paylaşımı olarak özetleyebiliriz. Temel amacı insan etkisini minimize ederek belirli bir rutinde ilerleyen işlerin makineye ya da robota aktarılması olan RPA teknolojisi, kısa zamanda popülerlik kazanarak günümüzde özellikle iş süreçlerinin yönetilmesinde önemli bir yere sahip oldu.

Tüm dünyayı etkisi altına alan COVID-19 krizi ise otomasyona olan talebin büyüklüğünü epey arttırdı. Zira ekonomik durgunluk, çoğu organizasyondaki iş süreçlerinin aksaması gibi çeşitli nedenlerle işletmeler için teknolojik dönüşüm sürecini hızlandırmak, artık bir seçenek olmaktan çıktı.

Hâlihazırda iş süreçlerinin hızlanması, çalışan motivasyonlarında görülen artış, minimal hata ile süreçlerin tamamlanması, maliyet tasarrufu sunması ve yatırım getirisinin yüksek olması gibi nedenler göz önünde bulundurulunca RPA teknolojisinin ileride hayatımızda giderek daha çok yer alacağını öngörüyorduk. RPA’in sürekli gelişen yapısı, çağımızın altını olarak kabul edilen veriyi kullanarak günümüz ve geleceğin diğer önemli teknolojileri olan AI (yapay zeka), Cloud (Bulut) kavramları ile harmanlanabilmesi ise bu tezi daha da güçlü kılıyor.

RPA ile Ne Tarz İş Süreçleri Otomatikleştirilebilir?

Tekrar eden, hataya açık, uzun süren süreçleri RPA kapsamında değerlendirebiliriz. RPA süreç seçiminde dikkat etmeniz gereken ayırt edici noktalar ise şu şekilde:

1. Kural Tabanlı: Belirli bir kural çerçevesinde ilerleyen, kullanıcının yorumuna veya yaratıcılığına göre şekillenmeyen süreçler.

2. Düşük İstisna Oranı: Süreç içerisinde yer alan bilgi, dosya ve yapıların belirli bir standartta olması ve istisnai durumların mümkün olduğunca az olması tercih edilir.

3. Yapılandırılmış ve/veya Okunabilir Elektronik Giriş Kullanımı: Kaynaklarda yer alan veriler/yapılar robotun erişebileceği düzeyde olmalıdır. Örneğin robot için yapılandırılmamış PDF, taratılmış bir doküman, fotoğraf, video gibi bilgi kaynaklarda yer alan verilere ulaşmak; yapılandırılmış pdf, excel dosyası, internet sitesi, uygulama gibi bilgi kaynaklarında yer alan verilere ulaşmaya göre daha karmaşıktır.

4. Olgun ve İstikrarlı Süreç: İş akışında yer alan işlem ve uygulamaların sürdürülebilir ve stabil bir yapıda olması tercih edilir.

5. Uygulama Sayısı: Süreç kapsamında yer alan uygulamaların çeşitliliğinin fazla olması, ilgili uygulamalarda gerçekleşebilecek olası güncellemeler göz önünde bulundurulduğunda, ilgili süreç otomasyonuna daha fazla bakım/destek faaliyetlerinin kaçınılmaz bir şekilde artmasına sebep olur.

RPA’nın Kullanılabileceği İş Alanları

RPA, birçok işletmenin dijital dönüşüm çabalarının merkezinde yer alıyor. SSON’un raporuna göre de RPA teknolojisi kurumsal DNA’nın bir parçası haline gelirken; işletmeler içerisinde müşteri hizmetleri, finans, insan kaynakları, tedarik zinciri yönetimi, muhasebe, satış, sağlık hizmetleri ve bilgi teknolojileri başta olmak üzere birçok farklı alanda farklı görevler üstlenecek şekilde konumlandırılabilir.

Bunlar, sistemlere bağlanarak rutin süreçleri gerçekleştirme, çeşitli kaynaklardan topladığı verilerle işlem yapma, süreçlerle ilgili gerekli kişilere geri bildirim gönderme vb. gibi işlemleri standart bir düzene getirerek otomatikleştirmeyi kapsar. RPA, bir şirket içindeki iş birimlerinin risklerini azaltırken, kısa zaman dilimlerinde sürdürülebilir değer sunarak süreçleri hızla dijitalleştirmek için çözümleri özelleştirmesine olanak tanır.

RPA’in, bir işletmenin operasyonları ve rekabetçi konumlandırması üzerinde birçok etkisi olduğuna şüphe yok. Sunduğu iş gücü avantajları, ekonomik değer, kalite ve kontrol iyileştirmeleri ve esnek uygulama ile bu akıllı teknoloji, birçok sektörden işletmeyi rekabet ortamında bir adım öne taşımayı vadediyor. 

Bu noktada, RPA’in işletmenize sunduğu avantajlara bir göz atalım:

RPA, İşletmenize Ne Sunuyor?

1.   Hız

Robot, işlemlerini bit seviyesinde yapar. Elektronik girdi, hesaplama, veri dosyalarında düzenleme benzeri durumları içeren süreçler otomatikleştirildiğinde insana oranla hatırı sayılır bir hız iyileşmesi gözlemlenir. Bu sayede iş süreçlerinde zamandan tasarruf edilir.

2.   Doğruluk

Hataya müsait yapıya sahip insanın aksine, yorulmak bilmez yapısıyla robot aynı işlemi aynı kalitede defalarca tekrarlayabilir. Böylelikle süreç daha az hata ve daha yüksek başarı ile tamamlanır.

3.   Verimlilik

Tekrar eden ve çalışanın çok vaktini alan süreçler otomatize edildiği takdirde çalışan, eskiden o işi yapmak için harcadığı zamanı etki yaratabilecek, kişisel/kurumsal gelişimi sağlayabilecek stratejik çalışmalara aktarabilir.

4.   Süreklilik

Belirli zaman aralıklarında gerçekleştirilmesi gereken süreçler, robotun 7/24 çalışabilen yapısının avantajıyla çalışanın izinli olduğu durumlarda da gerçekleşmeye devam eder.

5.   Çalışan/Müşteri Memnuniyeti

Çalışanın monoton, tekdüze, sürekli tekrar eden ve çok vakit alan süreçlerden kurtarılıp bu işlerin robota aktarılması; çalışanın verimliliğini ve memnuniyetini artırır.

Forrester Consulting’in yaptığı ankette de katılımcıların %66’sı RPA’nın mevcut işleri yeniden yapılandırarak çalışanlarının daha fazla insan etkileşimine sahip olmasını sağladığını, %60’ı ise RPA’nın insanların daha anlamlı ve stratejik görevlere odaklanmasına yardımcı olduğunu belirtti. Dolayısıyla günümüzde RPA, aslında sadece iş süreçlerini iyileştirmenin değil, çalışan mutluluğunun da anahtarı olarak karşımıza çıkıyor.

RPA ile İş Gücünün Geleceğine Hazırlanın

“İnsan ve teknoloji arasındaki ilişki gelecekte daha iyi bir noktaya evrilmeli. Robotik süreç otomasyonu ise bu değişimi sağlamak için en doğru araç.” – Leslie Willcocks, London School of Economics 

Bugün geldiğimiz noktada teknolojik gelişmeler yaşadığımız krizlerle birlikte daha da hızlı benimsenirken, işletmenizi geleceğe hazırlamanın tek yolu iş süreçlerinizde her zaman en güncel çözümleri seçmek olmalı. RPA de bu noktada gözünüzü ayırmamanız gereken teknoloji.

Zira RPA, yeni beceriler gerektiren iş tasarımlarına yön vererek iş gücünün geleceğini şekillendirecek. Bu geleceğe hazırlanırken de unutmamız gereken bir şey var: İş dünyasının geleceğinde bizi insan ile teknolojinin işbirliği bekliyor.