TR

MBİS Bağış ve Yardım Politikası

1. AMAÇ

İşbu Bağış ve Yardım Politikası’nın (“Politika”) amacı, MBİS tarafından sosyal sorumluluk çerçevesinde gerçekleştirilecek olan bağış, yardım ve sponsorluklara ilişkin usul ve esasları düzenlemektedir.

2. KAPSAM

İşbu Politika MBİS pay sahipleri, üst düzey yöneticileri, yetkilileri ve çalışanları veya MBİS adına veya hesabına üçüncü kişiler tarafından sosyal sorumluluk çerçevesinde gerçekleştirilecek her türlü bağış, yardım veya sponsorluk faaliyetini kapsamaktadır.

3. TANIMLAR VE KISALTMALAR

MBİS: M.B.İ.S Bilgisayar Otomasyon Danışmanlık ve Eğitim Hizmetleri Sanayi Ticaret A.Ş.

Hediyeler: Maddi bir ödeme gerektirmeyen ve çoğunlukla iş ilişkisinde bulunulan kişiler ya da müşteriler tarafından teşekkür ya da ticari nezaket icabı verilen veya verildiği ifade edilen nakit dışında maddi değeri bulunan her türlü eşyayı,

Politika:MBİS Bağış ve Yardım Politikası’nı,

Rüşvet: Bir kişiye veya bu kişiye erişimi/etkisi olan 3. şahıslara, kişinin göreviyle ilişkili karar ve uygulamaları etkilemesi, bir işi yapması, yapmaması, hızlandırması, yavaşlatması veya görevinin gereklerine aykırı olacak şekilde benzeri eylemleri gerçekleştirmesini sağlamak amacıyla sağlanan nakdi veya gayri nakdi menfaati,

Temsil ve ağırlama: MBİS’in sosyal etkinlikler, eğitim, konferans, sempozyum ve seminerler ve benzeri etkinliklerini ve bu kapsamda sağladığı konaklama, yemek daveti faaliyetlerini,

Yolsuzluk: Bir kişinin, yetki alanını kendisi veya bir başkası için haksız menfaat sağlayacak şekilde kötüye kullanmasını ifade etmektedir.

4. TEMEL İLKELER

MBİS, bağış, yardım ve sponsorluk faaliyetlerini, toplumsal ve kurumsal sorumluluklarının bir parçası olarak görür ve imkanları ölçüsünde sosyal ve toplumsal ihtiyacın karşılanması ve kamuya fayda sağlanması amacıyla bağış ve yardımlarda bulunabilir, sponsorluk verebilir.

Bu faaliyetler sırasında esas olan, bağış, yardım ve sponsorlukların yürürlükteki mevzuata, etik ilkelere ve örf ve adet kurallarına uygun olmasıdır. Bu koşulu sağlayan bağış, yardım ve sponsorluk faaliyetleri bu Politika’da belirtilen usul ve esaslar uyarınca yürütülür.

MBİS, Politika’ya aykırı olan veya aykırı olduğu izlenimi uyandırabilecek hiçbir bağış, yardım veya sponsorluk faaliyetinde yer almaz.

5. İNCELEME ve ONAY

MBİS tarafından herhangi bir bağış veya yardım yapılabilmesi veya sponsorluk verilebilmesi için bir ön incelemenin gerçekleştirilmesi ve yapılacak bağış, yardım veya sponsorluğa ilişkin bir Yönetim Kurulu kararının alınması zorunludur.

Ön incelemede ve karar aşamasında çıkar çatışmaları, yolsuzluk, suistimal ve itibar riskleri başta olmak üzere risk temelli bir değerlendirme yapılacaktır. Bu değerlendirmede bağış veya yardım yapılacak veya sponsorluk verilecek kişi veya kurumun kimliği, kamu kurumları ve siyasetle olan ilişkileri, MBİS’in itibarını zedeleyebilecek herhangi bir habere konu teşkil edip etmediği, yapılacak bağış veya yardımın veya sponsorluğun amacına uygun ve etkin kullanılmama riski ile rüşvet, yolsuzluk ve kara para aklama riskleri dahil olmak üzere tüm risk etmenleri göz önünde bulundurulacaktır.

Bu kapsamda MBİS tarafından;

  • Kamu yararı kapsamında okul, hastane, ibadethane vb. tesislerin yapımı, onarımı veya bunlar içerisinde kullanılabilecek teçhizatlar için,
    • Sel, yangın, deprem gibi doğal afetler nedeniyle uğranılan zararların giderilmesi için,
    • Eğitimine devam etmek için desteğe ihtiyaç duyan maddi durumu yetersiz öğrencilere burs olarak veya eğitimde kullanılmak için gerekli olan teçhizat, kitap ya da diğer ihtiyaçların alınması için,
    • Hayvanların bakımı, korunması, sağlık ihtiyaçlarının giderilmesi için,
    • Sağlık ve tedavi amacıyla desteğe ihtiyacı olan maddi durumu yetersiz bireylere

nakdi veya ayni bağış ve yardım yapılabilir.

Hiçbir koşulda ön inceleme yapılmaksızın ve Yönetim Kurulu kararı olmaksızın bağış, yardım veya sponsorluk faaliyetinde bulunulmayacaktır. Gecikilmesi halinde bağış, yardım veya sponsorluğun verilme amacının ortadan kalkacağı durumlarda, Etik ve Uyum Sorumlusu’nun Etik Kurulu’na danışmak suretiyle vereceği yazılı onay çerçevesinde bağış ve yardım yapılabilir veya sponsorluk verilebilir. Böyle durumlarda inceleme ve onay işlemindeki eksiklikler en kısa sürede giderilmek zorundadır.

6. KAYITLARIN TUTULMASI

Yönetim Kurulu tarafından onay verilen yardım, bağış ve sponsorluk kapsamında yapılacak her türlü ödeme veya teslimin, ilgili işlemi tam ve doğru olarak yansıtan belge, makbuz, irsaliye ve sair kayıtlar oluşturulmak veya toplanmak suretiyle yapılması zorunludur. Şartlı veya süreye yayılmış yardım, bağış ve sponsorluklar söz konusu olduğunda taraflar arasında bir protokol imzalanmalıdır. Bu protokol yapılacak yardım, bağış veya sponsorluk tutarını, ödeme takvimini, projenin konusunu ve benzeri hususları içermelidir.

Yapılacak her türlü ödeme ilgili iç kontroller gözetilerek, banka kanalıyla veya böyle bir imkânın olmaması halinde belgelendirmeye imkân tanıyacak makbuz vb. vasıtalarla yapılmalıdır. Banka kanalıyla yapılacak işlemlerde işlem detayları mümkün olduğunca açık şekilde belirtilmelidir.

Bağış, yardım ve sponsorlukların muhasebe kayıtlarına tam ve doğru aktarılması gerekmektedir.

MBİS tarafından şarta bağlı bağış, yardım ve sponsorluk yapıldığı durumlarda ilgili projenin tamamlandığı ve şartın sağlandığını kanıtlayan bilgi ve belge talep edilir. Şarta bağlı olmayan bağış, yardım ve sponsorluklar için de gerekli görüldüğü taktirde ilgili kurum veya kuruluştan bilgi istenmeli, bağışın etkinliği ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığının tespitine ve kayıt altına alınmasına dair belgeler toplanmalıdır.

7. İHLAL ve YAPTIRIMLAR

İşbu Politika’da yer alan kural ve ilkelere uymakla sorumlu herhangi bir kişi veya kurumun Politika esaslarına aykırı hareket ettiği yönünde görüş ya da şüphe bulunması halinde, söz konusu durum ilgililer tarafından Genel Müdür’e iletilir. Genel Müdür kendisine iletilen konuları MBİS Yönetim Kurulu’na incelenmesi ve karar alınması amacıyla iletir. Çalışan veya şikâyetçi, güvenlik ve benzeri sebeplerle kimliğini gizleyebilir.

İşbu Politika’yı ihlal ettiği tespit edilen herhangi bir kimseye, işten çıkartma veya sözleşmenin feshi dahil olmak üzere disiplin yaptırımı uygulanabilir.

8.DUYURU VE YÜRÜRLÜK

İş bu Politika dokümanı, Türkçe ve İngilizce olarak hazırlanmış olup, MBİS internet sitesinde (www.mbis.com.tr) kamunun erişimine açıktır.

Politika, düzenli aralıklarla gözden geçirilerek gerekli güncellemeler yapılır ve MBİS’in internet sitesinde ilan edilir.

MBİS Bağış ve Yardım Politikası, Yönetim Kurulu tarafından 24.01.2022 tarihinde onaylanarak yürürlüğe konulmuştur.

İletişim Bilgileri:

Telefon: +90 (216) 577 51 00

Adres: M.B.İ.S Bilgisayar Otomasyon Danışmanlık ve Eğitim Hizmetleri Sanayi Ticaret A.Ş.

Cevizli Mah. Tugay Yolu Cad. Ofisim İstanbul A Blok No:20 Kat:17 34846 Maltepe / İstanbul

E-posta: uyum@mbis.com.tr

Etik ve Uyum Sorumlusu:

İsim- Soyad: Aytaç Demir

Telefon: +90 532 205 03 60

E-posta: aytac.demir@mbis.com.tr